Cách Thanh Toán Sau Khi Kết Thúc Hợp Đồng

Cách thanh toán sau khi kết thúc hợp đồng thuê xe tại TRAVELCAR.VN

Kết thúc hành trình, bạn trả nốt 70% giá trị hợp đồng theo 3 hình thức, nhận phiếu thu dấu đỏ và hóa đơn GTGT. Hướng dẫn chi tiết tại đây.

Kết thúc hợp đồng, bạn phải trả nốt bao nhiêu và trả lúc nào?

Bạn trả nốt 70% giá trị hợp đồng, tại thời điểm lái xe hoàn thành lịch trình và hai bên ký biên bản xác nhận. Con số cụ thể bằng tổng giá trị hợp đồng, trừ 30% tiền cọc, cộng phát sinh thực tế nếu có.

Nhiều người nhầm hai mốc với nhau. "Kết thúc lịch trình" là lúc xe về điểm trả khách và đồng hồ dịch vụ dừng lại. "Thanh lý hợp đồng" là lúc tiền về đủ, chứng từ giao đủ, hai bên không còn khiếu nại. Khách lẻ gộp hai mốc trong vài chục phút; hợp đồng doanh nghiệp cách nhau vài ngày, đúng bằng thời gian kế toán duyệt chi.

Quy trình bên TRAVELCAR chạy gồm bốn bước. Lái xe chốt số km, số giờ, và các khoản đã ứng hộ dọc đường. Điều hành đối chiếu hợp đồng gốc rồi báo con số cuối. Bạn xác nhận và chọn hình thức trả. Kế toán phát hành phiếu thu, biên bản thanh lý, và hóa đơn.

Khoản cọc 30% bảo đảm giao kết và được trừ vào tiền thuê khi hợp đồng được thực hiện, theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015. Nghĩa vụ trả tiền thuê nằm ở Điều 472 của bộ luật này.

Ba hình thức thanh toán phần còn lại

TRAVELCAR nhận phần 70% còn lại theo ba hình thức, và bạn chọn một trong ba ngay khi ký hợp đồng chứ không đợi đến lúc xuống xe mới quyết. Thẻ tín dụng và ví điện tử chỉ dùng ở khâu đặt cọc giữ xe.

Chuyển khoản vào tài khoản pháp nhân

Tài khoản nhận tiền luôn mang tên Công ty TNHH Vận tải và Du lịch Nắng Vàng, không bao giờ là tài khoản cá nhân của nhân viên kinh doanh hay lái xe. Nội dung ghi theo cú pháp "HD [số hợp đồng] – [tên khách] – thanh toan lan 2" để kế toán đối chiếu sao kê ngay trong ngày. Chuyển xong, bạn nhắn nhân viên phụ trách một câu để bên tôi xác nhận đã nhận đủ.

Nộp tiền mặt tại văn phòng hoặc để nhân viên thu tận nơi

Văn phòng ở Quan Hoa, Cầu Giấy nhận tiền mặt trong giờ hành chính và phát hành phiếu thu ngay tại quầy. Với khách nội thành, kế toán đến tận địa chỉ bạn để thu, mang theo phiếu thu đã đóng dấu đỏ và giấy ủy quyền thu tiền.

Trả tiền mặt cho lái xe khi kết thúc lịch trình

Lái xe được phép nhận tiền mặt phần còn lại, với điều kiện có chỉ định của nhân viên phụ trách hợp đồng và giao lại phiếu thu cho bạn. Hình thức này tiện cho khách lẻ đi ngắn ngày. Với hợp đồng doanh nghiệp, tôi khuyên bỏ qua nó, vì lý do ở mục ngay dưới.

Ba loại chứng từ bạn phải cầm về sau khi tất toán

Giao dịch tất toán chỉ hoàn tất khi bạn có đủ ba thứ: phiếu thu, biên bản thanh lý, và hóa đơn giá trị gia tăng.

Phiếu thu hợp lệ có dấu đỏ của Công ty TNHH Vận tải và Du lịch Nắng Vàng, chữ ký người thu, và số hợp đồng. Phiếu viết tay không dấu, hoặc chỉ có chữ ký cá nhân, không có giá trị đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Biên bản thanh lý ghi số phát sinh thực tế so với hợp đồng gốc: số ngày xe, số giờ tăng ca, các khoản cầu đường và bến bãi. Với doanh nghiệp, đây là hồ sơ quyết toán chi phí hợp lệ, nên kế toán giữ kỹ hơn cả hợp đồng.

Hóa đơn giá trị gia tăng được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dịch vụ vận tải áp thuế suất 8% thay vì 10% đến hết ngày 31/12/2026, theo Nghị quyết 204/2025/QH15. Trên hợp đồng xe 29 chỗ trị giá 20 triệu đồng, hai điểm phần trăm đó là 400.000 đồng — đủ để bạn kiểm tra hóa đơn ghi đúng thuế suất chưa.

Vì sao khách doanh nghiệp nên chuyển khoản mọi hợp đồng từ 5 triệu đồng

Từ ngày 01/7/2025, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) chỉ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Ngưỡng cũ là 20 triệu đồng, nên nhiều kế toán vẫn làm theo thói quen cũ.

Ngưỡng 5 triệu đồng thấp hơn gần như mọi hợp đồng thuê xe có lái — một xe 16 chỗ đi Hạ Long hai ngày đã vượt qua. Trả nốt bằng tiền mặt cho lái xe thì hóa đơn vẫn hợp lệ về hình thức, nhưng phần thuế trên hóa đơn đó không được khấu trừ, và chi phí thật của chuyến đi đội lên đúng bằng số thuế bị mất.

Hai cái bẫy tôi gặp thường xuyên khi tư vấn kế toán khách hàng. Thứ nhất, mang tiền mặt ra ngân hàng nộp vào tài khoản bên bán không được tính là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Thứ hai, tách một hợp đồng thành nhiều phiếu thu dưới 5 triệu đồng cũng không hợp lệ, vì cơ quan thuế xét bản chất giao dịch chứ không xét số chứng từ. Cách an toàn là chuyển khoản từ tài khoản công ty bạn sang tài khoản công ty tôi, một lần, đủ số.

Tham khảo quy định gốc tại Thư viện Pháp luật và hướng dẫn chi tiết Nghị định 181/2025/NĐ-CP trên einvoice.vn.

Chi phí phát sinh được chốt thế nào trước khi bạn trả nốt tiền

Phát sinh được lái xe ghi vào biên bản cuối hành trình và bạn ký xác nhận trước khi bất kỳ con số nào được cộng vào hóa đơn. Không có chuyện gọi báo thêm tiền sau khi xe đã về bãi.

Ba nhóm phát sinh hay gặp nhất là giờ chạy vượt khung hợp đồng, quãng đường ngoài lịch trình, và chi phí lưu đêm cho lái xe. Vé cầu đường và phí bến bãi thường nằm trong giá trọn gói, nhưng mỗi loại xe áp dụng khác nhau, nên bạn đọc lại điều khoản "đã bao gồm" trong hợp đồng.

Khi phát sinh vượt 20% giá trị hợp đồng, bên chúng tôi lập phụ lục thay vì cộng thẳng vào phiếu thu. Phụ lục có chữ ký hai bên, giúp kế toán của bạn giải trình khoản chênh so với dự toán.

Làm sao biết bạn đang trả tiền đúng người, đúng tài khoản?

Kiểm tra bốn dấu hiệu trước khi giao tiền, cũng là bốn thứ bên TRAVELCAR bắt buộc nhân viên phải có. Người liên hệ gọi bằng số điện thoại công ty, không phải số lạ. Hợp đồng và phiếu thu đóng dấu đỏ. Tài khoản nhận tiền mang tên pháp nhân Nắng Vàng. Người thu tận nơi cầm giấy ủy quyền có chữ ký người đại diện.

Nghi ngờ bất kỳ điểm nào, bạn gọi tổng đài 0989.567.299 đối chiếu trước khi chuyển tiền. Một cuộc gọi ba mươi giây rẻ hơn một khoản chuyển nhầm. Dưới đây là những câu khách hay hỏi thêm.

Có bắt buộc đặt cọc 30% không?

Mức cọc 30% là mặc định trong hợp đồng chuẩn của TRAVELCAR, tồn tại để giữ xe cho bạn đúng ngày cần. Với doanh nghiệp ký theo tháng hoặc theo năm, mức này thay đổi theo thỏa thuận, có trường hợp thanh toán trọn gói cuối tháng. Chi tiết cách tính nằm ở bài cách tính chi phí dự kiến.

Trả chậm vài ngày sau hành trình có bị phạt không?

Khách doanh nghiệp cần thời gian duyệt chi nội bộ, nên bên tôi thống nhất hạn thanh toán ngay trong hợp đồng thay vì áp một mốc cứng, với điều kiện hạn đó ghi bằng văn bản trước khi xe lăn bánh. Khách lẻ trả trong ngày kết thúc hành trình. Các mốc thời gian đầy đủ nằm ở bài quy trình đặt xe.

Hủy chuyến sát ngày có lấy lại được tiền cọc không?

Khả năng hoàn cọc phụ thuộc thời điểm bạn báo hủy so với ngày khởi hành, và điều khoản này nằm trong chính hợp đồng bạn đã ký. Báo càng sớm, khả năng hoàn càng cao, vì xe còn kịp nhận chuyến khác. Bạn đọc lại điều khoản hủy trong mẫu hợp đồng và phiếu thu.

Một hợp đồng khép lại gọn gàng khi tiền về đủ, chứng từ giao đủ, và không bên nào phải gọi lại hỏi nhau. Chuyển khoản nếu bạn là doanh nghiệp, giữ phiếu thu dấu đỏ nếu trả tiền mặt, đọc kỹ biên bản phát sinh trước khi ký — ba việc đó xử lý gần hết rắc rối tôi từng gặp. Cần đối chiếu khoản nào, tổng đài 0989.567.299 trực 24/7.

Chúc bạn có những trại nghiệm tuyệt vời ngay tại TRAVELCAR.VN!