Thủ Tục và Giấy Tờ Cần Thiết Khi Thuê Xe Du Lịch

Thuê xe du lịch mang đến tự do khám phá điểm đến theo lịch trình riêng mà không bị giới hạn bởi phương tiện công cộng. Tuy nhiên, quá trình thuê xe đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thủ tục và giấy tờ để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Bài viết này, TRAVELCAR

cung cấp thông tin đầy đủ về yêu cầu giấy tờ và quy trình thuê xe tại Việt Nam cho cả cá nhân và tổ chức.

1. Giấy Tờ Cần Thiết Cho Cá Nhân Thuê Xe

Giấy Tờ Tùy Thân

Khi thuê xe du lịch, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ tùy thân sau:

CMND/CCCD: Các công ty cho thuê xe hiện nay ưu tiên sử dụng Căn cước công dân gắn chip để đảm bảo độ bảo mật cao. Đây là giấy tờ bắt buộc để xác minh danh tính người thuê.

Hộ chiếu (Passport): Đối với người nước ngoài hoặc trong trường hợp không có CMND/CCCD, hộ chiếu là giấy tờ thay thế hợp lệ. Hộ chiếu phải còn hiệu lực trong suốt thời gian thuê xe.

Sổ hộ khẩu/giấy tạm trú: Nhiều đơn vị cho thuê xe yêu cầu sổ hộ khẩu tại nơi thuê xe, mặc dù một số vẫn chấp nhận hộ khẩu tỉnh khác hoặc KT3. Giấy tờ này giúp xác minh nơi cư trú của người thuê.

Giấy Phép Lái Xe

Giấy phép lái xe trong nước: Phải phù hợp với loại xe muốn thuê, thường là bằng B1 hoặc B2 đối với xe du lịch. GPLX phải còn hiệu lực trong suốt thời gian thuê xe.

Giấy phép lái xe quốc tế (IDP): Đối với du khách nước ngoài, ngoài giấy phép lái xe của nước họ, nhiều quốc gia yêu cầu có thêm Giấy phép lái xe quốc tế. IDP đóng vai trò như bản dịch của giấy phép lái xe gốc và phải được sử dụng kèm với giấy phép lái xe gốc.

2. Các Hình Thức Đặt Cọc và Thanh Toán

Tiền Đặt Cọc

Để đảm bảo an toàn cho đơn vị cho thuê, khách hàng thường phải đặt cọc theo một trong các hình thức sau:

Tiền mặt: Khoản tiền đặt cọc thông thường dao động từ 5-20 triệu đồng tùy vào giá trị của xe. Xe giá trị cao sẽ yêu cầu đặt cọc nhiều hơn.

Thế chấp tài sản: Một số công ty cho phép thay thế tiền đặt cọc bằng tài sản có giá trị tương đương như xe máy và cavet xe (thường phải trị giá trên 15 triệu đồng).

Bảo đảm bằng thẻ tín dụng: Nhiều công ty cho thuê xe chấp nhận giữ một khoản tiền bảo đảm trên thẻ tín dụng, thường khoảng 50-60 triệu đồng (tương đương 2.000-2.500 USD).

Phương Thức Thanh Toán

Thẻ tín dụng: Là phương thức thanh toán phổ biến nhất và được yêu cầu bởi hầu hết các công ty cho thuê xe. Thẻ tín dụng phải:

• Được phát hành dưới tên người thuê xe chính
• Có đủ hạn mức cho khoản đặt cọc
• Được chấp nhận cho giao dịch quốc tế (nếu thuê xe ở nước ngoài)

Thẻ ghi nợ: Một số công ty cho thuê xe chấp nhận thẻ ghi nợ có logo Visa hoặc Mastercard, tuy nhiên nên kiểm tra chính sách cụ thể trước khi thuê.

Tiền mặt: Đây vẫn là phương thức thanh toán phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt với các đơn vị cho thuê xe nhỏ.

3. Hợp Đồng Thuê Xe

Hợp đồng thuê xe là tài liệu pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Khi ký kết, cần chú ý:

Nội dung hợp đồng phải ghi rõ:

• Thông tin về thời gian thuê, bắt đầu và kết thúc
• Giá thuê và phương thức thanh toán
• Quy định về nhiên liệu (nhận xe và trả xe với mức nhiên liệu như thế nào)
• Phí bảo hiểm và trách nhiệm khi xảy ra sự cố
• Chính sách hủy hợp đồng và các khoản phạt nếu có
• Hạn mức số km được phép di chuyển (nếu có)

Danh sách hành khách: Đối với xe du lịch có tài xế hoặc xe hợp đồng, cần có danh sách hành khách có dấu xác nhận của đơn vị kinh doanh vận tải.

4. Quy Trình Thuê Xe Du Lịch

Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cho thuê

Trước khi quyết định thuê xe, bạn nên:

• Nghiên cứu các đơn vị cho thuê xe uy tín thông qua đánh giá trực tuyến
• So sánh giá cả và dịch vụ giữa các công ty
• Kiểm tra đánh giá từ khách hàng trước đó để đảm bảo chất lượng xe và dịch vụ

Bước 2: Đặt xe và xác nhận thông tin

• Liên hệ với đơn vị cho thuê xe để xác nhận loại xe, thời gian và lộ trình
• Tìm hiểu kỹ về các chi phí phát sinh có thể xảy ra:
  • Phí vệ sinh xe (nếu trả xe không sạch)
  • Phí giao xe tận nơi
  • Phí trả xe ở địa điểm khác với nơi nhận xe
  • Phí phạt nếu trả xe trễ

Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ và ký kết hợp đồng

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu của đơn vị cho thuê xe
• Ký kết hợp đồng thuê xe và đóng tiền đặt cọc
• Đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản trước khi ký hợp đồng, đặc biệt là phần trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Bước 4: Kiểm tra xe trước khi nhận

Đây là bước quan trọng giúp tránh tranh chấp sau này:

• Kiểm tra kỹ ngoại thất và nội thất xe, đặc biệt chú ý đến các vết xước, móp méo hay dấu hiệu hư hỏng
• Chụp ảnh hoặc quay video làm bằng chứng nếu phát hiện bất thường
• Kiểm tra các hệ thống của xe: điều hòa, đèn, âm thanh, gương, cần gạt nước và các nút điều khiển
• Kiểm tra dầu máy, nước làm mát, phanh và lốp xe
• Lái thử một đoạn ngắn để đảm bảo xe vận hành tốt

Bước 5: Hoàn tất thủ tục sau khi sử dụng xe

• Trả xe đúng giờ theo hợp đồng để tránh bị tính phí quá hạn
• Kiểm tra lại mức nhiên liệu, đảm bảo đúng yêu cầu ban đầu của đơn vị cho thuê
• Thông báo ngay với chủ xe nếu có bất kỳ hư hỏng nào
• Giữ lại hóa đơn hoặc biên nhận sau khi trả xe để tránh tranh chấp về sau

5. Yêu Cầu Đặc Biệt Đối Với Doanh Nghiệp Thuê Xe

Khi doanh nghiệp thuê xe du lịch, có một số yêu cầu bổ sung:

Giấy đăng ký kinh doanh: Cần có bản sao giấy đăng ký kinh doanh để chứng minh tính hợp pháp của doanh nghiệp.

Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện không phải là giám đốc, cần có giấy ủy quyền từ giám đốc hoặc người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Hợp đồng thuê xe doanh nghiệp: Có thể có điều khoản khác biệt so với hợp đồng cá nhân, đặc biệt về vấn đề bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý.

6. Yêu Cầu Đối Với Xe Du Lịch Có Tài Xế Hoặc Xe Hợp Đồng

Đối với xe du lịch có tài xế hoặc xe hợp đồng, tài xế cần mang theo các giấy tờ sau:

• Giấy đăng ký xe: Bản gốc hoặc bản công chứng 3-6 tháng nếu xe đăng ký ngân hàng
• Giấy phép lái xe tương ứng với loại xe điều khiển
• Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường
• Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe
• Hợp đồng vận chuyển bằng văn bản giấy hoặc điện tử
• Phù hiệu "XE HỢP ĐỒNG" được dán cố định phía bên phải mặt trong kính trước và phía sau xe

Bảng tóm tắt giấy tờ cần thiết theo loại hình thuê xe:

7. Lưu Ý Quan Trọng Khi Thuê Xe Du Lịch

Đối Với Du Khách Nước Ngoài

• Cần có hộ chiếu và bằng lái xe quốc tế để đủ điều kiện thuê xe
• Tìm hiểu quy định giao thông của Việt Nam để tránh vi phạm luật
• Một số công ty cho thuê có thể yêu cầu thêm giấy tờ như thị thực du lịch và lịch trình chuyến đi

Kiểm Tra Bảo Hiểm

• Xác nhận phạm vi bảo hiểm của xe thuê, đặc biệt là mức khấu trừ (deductible) khi có sự cố
• Cân nhắc mua thêm bảo hiểm nếu cần thiết, đặc biệt khi du lịch đến các vùng có địa hình phức tạp

Đối Với Thuê Xe Trực Tuyến

Thuê xe trực tuyến ngày càng phổ biến với những ưu điểm:

• Dễ dàng so sánh giá cả giữa nhiều đơn vị
• Xem đánh giá từ khách hàng trước
• Thủ tục đơn giản hơn so với thuê xe truyền thống

Tuy nhiên, cần lưu ý:

• Tìm hiểu kỹ về trang web hoặc ứng dụng cung cấp dịch vụ, ưu tiên các nền tảng uy tín
• Đọc kỹ thông tin mô tả xe và các đánh giá
• Kiểm tra kỹ bảng giá và các khoản phí phát sinh tiềm ẩn

⇒ Tìm hiểu thêm:  So Sánh Giá Thuê Xe Các Hãng Tại Hà Nội 2025

Kết Luận

Việc thuê xe du lịch là giải pháp lý tưởng cho những ai muốn khám phá điểm đến một cách tự do và linh hoạt. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ và hiểu rõ quy trình thuê xe. Bằng cách chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD, giấy phép lái xe, và đảm bảo đủ điều kiện về tài chính cho việc đặt cọc, bạn có thể tránh được những rắc rối không đáng có.

Đặc biệt, việc đọc kỹ và hiểu rõ hợp đồng thuê xe trước khi ký kết, cũng như kiểm tra kỹ xe trước khi nhận và sau khi trả là những bước quan trọng đảm bảo quyền lợi của bạn. Tuân thủ đúng các quy định, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, và lựa chọn đơn vị cho thuê xe uy tín như TRAVELCAR sẽ giúp chuyến du lịch của bạn diễn ra suôn sẻ và đáng nhớ.

---

CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ DU LỊCH NẮNG VÀNG (TRAVELCAR)

• Địa chỉ: Số 97 Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline: 0986691188 - 0989567299 (hỗ trợ 24/7)
• Website: https://travelcar.vn