Thuê Xe Hay Mua Xe Cho Công Ty Có Lợi Hơn?

Năm 2022, một công ty logistics tại Quận 7 quyết định đầu tư 3.2 tỷ đồng mua 5 chiếc Toyota Fortuner phục vụ đội ngũ quản lý. Sau 3 năm vận hành, tổng chi phí thực tế bao gồm khấu hao, bảo dưỡng và bảo hiểm đã vượt ngân sách dự kiến gần 40%. Câu chuyện này không hiếm gặp, và nó đặt ra bài toán mà nhiều CFO đang đau đầu: thuê xe hay mua xe cho doanh nghiệp thực sự tiết kiệm hơn?

So Sánh Tổng Quan: Thuê Xe Hay Mua Xe Cho Công Ty Có Lợi Hơn?

Thuê xe dài hạn tiết kiệm hơn mua xe từ 25-40% chi phí trong giai đoạn 3-5 năm đầu, đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập hoặc công ty có nhu cầu linh hoạt về số lượng xe.

Thuê xe dài hạn tiết kiệm hơn mua xe từ 25-40% chi phí 

Lý do đơn giản: khi mua xe, doanh nghiệp phải gánh toàn bộ chi phí khấu hao, trong khi thuê xe chỉ trả tiền cho thời gian sử dụng thực tế. Xe ô tô mới mất trung bình 10-20% giá trị ngay năm đầu tiên, sau đó tiếp tục giảm 5-8% mỗi năm trong 3 năm tiếp theo.

Giả sử doanh nghiệp cân nhắc giữa mua Toyota Innova 755 triệu đồng hoặc thuê xe tương đương với giá 23 triệu đồng/tháng. Trong 5 năm:

Nhìn bề ngoài, mua xe có vẻ rẻ hơn. Nhưng con số này chưa tính đến chi phí cơ hội khi doanh nghiệp "chôn" 900 triệu vào tài sản cố định thay vì đầu tư vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ như TRAVELCAR còn có chính sách giảm 10-15% cho hợp đồng từ 6 tháng trở lên, đồng thời hỗ trợ xuất hóa đơn VAT đầy đủ để doanh nghiệp đưa vào chi phí hợp lý.

Chi Phí Thực Sự Khi Doanh Nghiệp Sở Hữu Xe Riêng

Tổng chi phí sở hữu xe ô tô của doanh nghiệp cao hơn giá mua xe từ 35-50% khi tính đủ các khoản phát sinh trong 5 năm đầu.

Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ tính giá xe khi lập ngân sách, nhưng thực tế còn rất nhiều chi phí "ẩn" khác. Lấy ví dụ với Toyota Vios có giá niêm yết 545 triệu đồng, chi phí đầu tư ban đầu bao gồm giá xe, phí trước bạ 10-12% (khoảng 55-65 triệu), bảo hiểm năm đầu (15-20 triệu), phí đăng ký biển số và đăng kiểm (15-20 triệu). Tổng cộng khoảng 650 triệu đồng để xe lăn bánh.

Chi phí vận hành hàng năm tiếp tục phát sinh: bảo hiểm thân vỏ dao động 1.4-2.5% giá trị xe (khoảng 8-15 triệu), bảo dưỡng định kỳ theo km (5-10 triệu), phí đường bộ và đăng kiểm (2-3 triệu), cộng thêm lương tài xế nếu cần (10-15 triệu/tháng). Chưa kể chi phí sửa chữa đột xuất mà không ai lường trước được.

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, thời gian khấu hao xe ô tô doanh nghiệp từ 6-10 năm. Với xe Vios giá 650 triệu, mỗi năm doanh nghiệp phải trích khấu hao 65-108 triệu đồng. Đây là con số không nhỏ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trên báo cáo tài chính.

Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Chọn Phương Án Thuê Xe Dài Hạn?

Thuê xe là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp mới thành lập, công ty FDI, và đơn vị có nhu cầu di chuyển không cố định.

Đầu tiên, với doanh nghiệp startup hoặc mới hoạt động dưới 3 năm, việc giữ dòng tiền linh hoạt quan trọng hơn sở hữu tài sản cố định. Thay vì bỏ 800 triệu mua xe, số tiền đó có thể quay vòng trong hoạt động kinh doanh và tạo ra lợi nhuận cao hơn.

Thứ hai, các công ty nước ngoài (FDI) có trụ sở tại Việt Nam thường ưu tiên thuê xe theo tháng. Lý do là họ dễ dàng điều chỉnh số lượng xe theo quy mô nhân sự, không lo xử lý tài sản khi thu hẹp hoặc đóng cửa văn phòng. Một số tập đoàn đa quốc gia tại Hà Nội và TPHCM đã ký hợp đồng thuê xe dài hạn từ 10-20 xe với các đơn vị vận tải chuyên nghiệp.

Thứ ba, doanh nghiệp có nhu cầu xe không đều trong năm - chẳng hạn công ty du lịch cao điểm mùa hè, đơn vị tổ chức sự kiện cuối năm - thuê xe giúp tránh lãng phí khi xe "nằm bãi" những tháng ít việc.

Cuối cùng, với những doanh nghiệp cần nhiều loại xe khác nhau từ 4 chỗ đến 45 chỗ, việc thuê linh hoạt hơn nhiều so với đầu tư mua cả đội xe đa dạng.

Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Mua Xe Riêng?

Mua xe hợp lý nếu doanh nghiệp có tài chính dồi dào, nhu cầu sử dụng ổn định trên 20 ngày/tháng, và định hướng sử dụng lâu dài từ 7 năm trở lên.

Công ty đã hoạt động ổn định từ 5 năm, có dòng tiền tốt và muốn xây dựng tài sản cố định thì mua xe là quyết định hợp lý. Xe thuộc sở hữu công ty cũng tạo sự chủ động hơn trong việc sử dụng, không bị ràng buộc bởi km giới hạn hay lịch trình cố định.

Tuy nhiên, cần lưu ý quy định về khấu hao đối với xe chở người dưới 9 chỗ. Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần trích khấu hao tài sản cố định tương ứng với nguyên giá vượt 1.6 tỷ đồng/xe sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp xe chuyên kinh doanh vận tải hoặc du lịch.

Lợi Ích Thuế Khi Doanh Nghiệp Thuê Xe Thay Vì Mua

Toàn bộ chi phí thuê xe được tính vào chi phí hợp lý khi doanh nghiệp có hóa đơn VAT và hợp đồng thuê rõ ràng, giúp giảm thuế TNDN phải nộp.

Theo quy định, khi doanh nghiệp thuê xe có hóa đơn đầy đủ, toàn bộ tiền thuê xe (bao gồm cả thuế VAT) được tính vào chi phí hoạt động. Điều này khác với việc mua xe chỉ được trích khấu hao theo năm và bị khống chế ở mức 1.6 tỷ với xe dưới 9 chỗ.

Các chi phí liên quan như xăng dầu, cầu đường cũng được tính vào chi phí hợp lý nếu hợp đồng thuê xe ghi rõ doanh nghiệp chịu trách nhiệm những khoản này. Đây là một trong những lý do nhiều doanh nghiệp chọn thuê xe thay vì mua, đặc biệt trong bối cảnh tối ưu thuế là ưu tiên hàng đầu.

Kinh Nghiệm Thực Tế Từ Doanh Nghiệp Đã Sử Dụng Dịch Vụ

Anh Minh, Giám đốc một công ty xuất nhập khẩu tại Bình Dương, chia sẻ: "Ban đầu tôi định mua 3 xe Fortuner đón đối tác Hàn Quốc. Sau khi tính toán, thuê xe dài hạn tiết kiệm gần 400 triệu trong 3 năm. Quan trọng hơn, tôi không phải lo chuyện tài xế nghỉ phép, xe hỏng giữa đường. Mọi thứ đều có đơn vị cho thuê lo."

Với những doanh nghiệp cần đội xe đa dạng từ 4 chỗ đến Limousine cao cấp, việc tìm một đối tác cho thuê xe chuyên nghiệp như TRAVELCAR giúp đơn giản hóa quy trình quản lý, tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh chính.

Kết Lận

Quyết định thuê hay mua xe phụ thuộc vào ba yếu tố: quy mô tài chính hiện tại, tần suất sử dụng xe, và chiến lược phát triển dài hạn. Nếu doanh nghiệp có vốn hạn chế, cần linh hoạt hoặc hoạt động dưới 5 năm, thuê xe là phương án an toàn và tối ưu chi phí. Ngược lại, công ty tài chính vững, sử dụng xe trên 20 ngày/tháng và có kế hoạch dùng trên 7 năm thì mua xe hợp lý hơn.

Dù chọn phương án nào, điều quan trọng nhất là tính toán đầy đủ chi phí thực tế thay vì chỉ nhìn vào giá niêm yết ban đầu. Một quyết định sáng suốt hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng trong những năm tới