Nội Dung Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Xe Cần Ghi Những Gì?

Tuần trước, chị Lan - khách hàng doanh nghiệp của mình - gọi điện hỏi: "Em ơi, hóa đơn thuê xe của bên em phải ghi những gì để công ty chị được khấu trừ thuế?" Câu hỏi tưởng đơn giản. Nhưng thực tế, nhiều người thuê xe - đặc biệt là doanh nghiệp - vẫn nhầm lẫn về nội dung hóa đơn hợp lệ. Ghi thiếu thông tin? Rủi ro không được trừ chi phí. Ghi sai loại dịch vụ? Bị truy thu thuế. Nghiêm trọng hơn, một số trường hợp bị phạt vì hóa đơn không đúng quy định.

Mình gặp hàng trăm trường hợp tương tự mỗi năm. Công ty thuê xe nhưng không biết hóa đơn phải có những thông tin gì. Xuất hóa đơn thiếu chi tiết quan trọng dẫn đến không được khấu trừ VAT. Nhầm lẫn giữa "cho thuê xe" và "dịch vụ vận chuyển" khi thuê xe có tài xế. Không rõ khi nào cần ghi chi phí xăng dầu, lương tài xế riêng. Cá nhân cho thuê xe không biết phải xuất hóa đơn thế nào, doanh thu bao nhiêu mới phải nộp thuế.

Chi phí thuê xe hàng tháng của doanh nghiệp không nhỏ - từ vài triệu đến hàng chục triệu tùy quy mô. Nếu hóa đơn không hợp lệ, công ty mất quyền được trừ chi phí khi tính thuế TNDN. Số tiền thuế phải nộp tăng lên đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Còn với người cho thuê xe, xuất sai hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu, phạt từ cơ quan thuế.

Hóa đơn thuê xe cần ghi những thông tin gì theo Nghị định 123/2020?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn thuê xe hợp lệ phải có đủ 10 nội dung bắt buộc: thông tin bên bán, thông tin bên mua, mô tả dịch vụ cụ thể, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế và tổng cộng tiền thanh toán.

Điều 10 của Nghị định 123/2020 quy định rất chi tiết về nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Thiếu bất kỳ thông tin nào trong số này, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.

Thông tin bên bán (người cho thuê xe)

Phần này phải ghi đầy đủ: tên công ty hoặc tên cá nhân kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính xác, mã số thuế đã được cấp, và số điện thoại liên hệ. Nếu là doanh nghiệp, tên phải khớp với giấy phép kinh doanh. Cá nhân cho thuê xe có đăng ký kinh doanh cũng phải ghi đầy đủ thông tin tương tự.

Một lỗi mình hay gặp: địa chỉ ghi tắt hoặc không đầy đủ. Ví dụ chỉ ghi "Hà Nội" thay vì "Số 123, Đường ABC, Phường XYZ, Quận Cầu Giấy, Hà Nội". Chi tiết như vậy mới đúng quy định.

Thông tin bên mua (người thuê xe)

Bên thuê cần cung cấp: tên đơn vị hoặc họ tên cá nhân đầy đủ, địa chỉ chính xác, và đặc biệt quan trọng - mã số thuế nếu là doanh nghiệp. Không có mã số thuế, doanh nghiệp sẽ không khấu trừ được VAT đầu vào. Cá nhân thuê xe không kinh doanh thì không bắt buộc có mã số thuế, nhưng vẫn phải ghi rõ họ tên và địa chỉ.

Thông tin dịch vụ - phần quan trọng nhất

Đây là phần nhiều người ghi sai nhất. Mô tả dịch vụ phải CỤ THỂ, CHÍNH XÁC. Không được ghi chung chung "dịch vụ" hay "thuê xe" mà phải ghi rõ:

• Loại dịch vụ: "Dịch vụ cho thuê xe ô tô" hoặc "Dịch vụ vận chuyển hành khách"
• Loại xe và số chỗ: "xe ô tô 7 chỗ" hay "xe ô tô 16 chỗ"
• Biển số xe (nên có để dễ đối chiếu)
• Thời gian thuê: "từ ngày 15/01/2025 đến 17/01/2025" hoặc "tháng 01/2025"
• Số hợp đồng (nếu thuê theo hợp đồng)

Ví dụ cụ thể khi TravelCar xuất hóa đơn: "Dịch vụ cho thuê xe ô tô 16 chỗ biển 29H-12345 theo hợp đồng số 01/2025/HĐTX, thời gian từ 15/01/2025 đến 17/01/2025 (3 ngày)". Đầy đủ như vậy, bên thuê mới yên tâm dùng để quyết toán.

Đơn vị tính, số lượng, đơn giá

Đơn vị tính phổ biến: ngày, tháng, chuyến, hoặc giờ tùy thỏa thuận. Phải ghi rõ ràng "ngày" chứ không viết tắt "ng" hay "d". Số lượng là con số cụ thể: 3 ngày, 1 tháng, 5 chuyến. Đơn giá ghi theo đơn vị đã chọn, ví dụ 1.300.000 đồng/ngày.

Thành tiền = Đơn giá x Số lượng. Công thức đơn giản nhưng mình thấy không ít hóa đơn tính sai ở bước này.

Thuế GTGT và tổng tiền thanh toán

Dịch vụ cho thuê xe chịu thuế suất GTGT 10%. Hóa đơn phải tách riêng: thành tiền trước thuế, tiền thuế GTGT (10% của thành tiền), và tổng cộng tiền thanh toán.

Ví dụ: Thành tiền 3.900.000đ → Thuế GTGT 10%: 390.000đ → Tổng thanh toán: 4.290.000đ.

Một khách hàng từng hỏi mình: "Sao phải tách thuế ra vậy em?" Câu trả lời: để doanh nghiệp thuê xe được quyền khấu trừ 390.000đ thuế đầu vào này khi kê khai. Gộp chung không tách được thì mất quyền lợi.

Hóa đơn điện tử và chữ ký

Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn hợp lệ sẽ có dạng: số hóa đơn + ký hiệu mẫu số + ký hiệu hóa đơn. Phải có chữ ký điện tử của người bán và link tra cứu trên cổng Tổng cục Thuế. Khách hàng có thể vào https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra tính hợp lệ.

Xuất hóa đơn thuê xe có lái khác gì xe tự lái?

Đây là điểm nhiều người nhầm nhất: Thuê xe TỰ LÁI ghi "Dịch vụ cho thuê xe ô tô tự lái", còn thuê xe CÓ LÁI phải ghi "Dịch vụ cho thuê xe kèm lái xe" hoặc "Dịch vụ vận chuyển hành khách" - hai loại hình này có ý nghĩa pháp lý và thuế hoàn toàn khác nhau.

Sự khác biệt này không chỉ là cách diễn đạt mà ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, giấy phép kinh doanh và cách hạch toán chi phí.

Theo Công văn 71321/CT-HTr của Cục Thuế Hà Nội, khi cá nhân hoặc doanh nghiệp cho thuê xe KÈM NGƯỜI LÁI, đây KHÔNG còn là "cho thuê tài sản đơn thuần" mà thuộc loại hình "cung cấp dịch vụ vận chuyển". Điều này kéo theo nhiều hệ quả:

Thứ nhất, về giấy phép: Hoạt động cho thuê xe kèm lái xe được phân loại vào "dịch vụ vận tải đường bộ" theo Nghị định 86/2014/NĐ-CP. Điều 20 của nghị định này quy định rõ: đơn vị kinh doanh vận tải hành khách phải có Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô. Nếu cá nhân cho thuê xe có lái mà không đăng ký giấy phép này, sẽ bị coi là hoạt động không phép.

Thứ hai, về thuế: Dịch vụ vận tải chịu thuế GTGT 10%, giống như cho thuê xe. Nhưng cách kê khai và hạch toán khác. Dịch vụ vận tải được tính doanh thu theo từng chuyến hoặc theo hợp đồng, trong khi cho thuê xe tự lái thường tính theo ngày.

Thứ ba, về chi phí: Khi thuê xe CÓ LÁI, chi phí xăng dầu, lương tài xế, phụ cấp đều đã được tính vào giá dịch vụ. Hóa đơn chỉ cần ghi 1 khoản tổng, không cần tách riêng. Nhưng với xe TỰ LÁI, người thuê tự chi trả xăng, tự phát sinh chi phí, và cần giữ riêng các hóa đơn này.

Một khách hàng của mình từng bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh vì ghi "cho thuê xe ô tô 7 chỗ" trong khi thực tế thuê cả tài xế đi theo. Sau khi làm việc, cơ quan thuế yêu cầu xuất lại hóa đơn với nội dung "Dịch vụ vận chuyển hành khách bằng xe ô tô 7 chỗ theo hợp đồng". May là phát hiện sớm trong kỳ kê khai nên không bị phạt, chỉ phải điều chỉnh lại hóa đơn.

Vậy nên ghi thế nào cho đúng? Rất đơn giản:

• Thuê xe TỰ LÁI (khách tự cầm lái): "Dịch vụ cho thuê xe ô tô [loại xe] tự lái"
• Thuê xe CÓ LÁI (có tài xế đi kèm): "Dịch vụ cho thuê xe ô tô [loại xe] kèm lái xe" hoặc "Dịch vụ vận chuyển hành khách bằng xe ô tô [loại xe]"

Nếu không chắc chắn, nên tham khảo bên cho thuê xe. Các đơn vị uy tín như TravelCar luôn tư vấn kỹ cho khách về cách ghi hóa đơn phù hợp với từng loại hình dịch vụ.

Bảng giá thuê xe và cách ghi hóa đơn theo loại xe

Nội dung hóa đơn cần ghi rõ loại xe và số chỗ vì giá thuê và VAT đầu vào mà doanh nghiệp được khấu trừ phụ thuộc trực tiếp vào thông tin này. Mỗi loại xe có mức giá khác nhau, từ xe 4 chỗ phục vụ cá nhân đến xe 45 chỗ phục vụ đoàn.

Dưới đây là bảng giá tham khảo của TravelCar cho các loại xe phổ biến, kèm cách ghi nội dung hóa đơn chuẩn:

Lưu ý: Giá có thể thay đổi theo mùa cao điểm như Tết Nguyên Đán, lễ 30/4-1/5, và mùa hè (tháng 6-8). Các dịp này giá tăng khoảng 20-30%.

Ví dụ cụ thể về cách ghi hóa đơn

Trường hợp 1: Thuê xe 7 chỗ phục vụ công tác 3 ngày

Công ty ABC thuê xe 7 chỗ của TravelCar từ 15/01 đến 17/01/2025 (3 ngày) với giá 1.300.000đ/ngày.

Nội dung hóa đơn:

Tên dịch vụ: Dịch vụ cho thuê xe ô tô 7 chỗ biển 29A-12345 
             theo hợp đồng số 01/2025/HĐTX
Thời gian: Từ 15/01/2025 đến 17/01/2025 (3 ngày)
Đơn vị tính: Ngày
Số lượng: 3
Đơn giá: 1.300.000đ
Thành tiền: 3.900.000đ
Thuế GTGT 10%: 390.000đ
Tổng cộng thanh toán: 4.290.000đ

Với hóa đơn này, công ty ABC được khấu trừ 390.000đ thuế GTGT đầu vào và hạch toán 3.900.000đ vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Trường hợp 2: Thuê xe 16 chỗ theo tháng

Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thuê xe dài hạn phục vụ đưa đón nhân viên hoặc khách hàng. Thuê theo tháng thường được giá tốt hơn và thủ tục đơn giản hơn.

Công ty XYZ thuê xe 16 chỗ có lái cả tháng 01/2025 với giá 45.000.000đ/tháng (đã bao gồm xăng, lương tài xế).

Nội dung hóa đơn:

Tên dịch vụ: Dịch vụ cho thuê xe ô tô 16 chỗ kèm lái xe 
             tháng 01/2025 theo hợp đồng số 02/2025/HĐTX
             (Giá đã bao gồm xăng dầu, phí cầu đường, lương tài xế)
Đơn vị tính: Tháng
Số lượng: 1
Đơn giá: 45.000.000đ
Thành tiền: 45.000.000đ
Thuế GTGT 10%: 4.500.000đ
Tổng cộng thanh toán: 49.500.000đ

Cách này giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm công việc - chỉ cần xử lý 1 hóa đơn mỗi tháng thay vì nhiều hóa đơn nhỏ lẻ hàng ngày.

Trường hợp 3: Thuê xe Limousine phục vụ sự kiện

DCar Limousine của TravelCar thường được doanh nghiệp thuê phục vụ đón tiếp khách VIP, tham dự sự kiện quan trọng. Xe này cao cấp hơn nên cách ghi hóa đơn cũng cần rõ ràng.

Nội dung hóa đơn mẫu:

Tên dịch vụ: Dịch vụ cho thuê xe Limousine DCar 
             biển 30G-67890 kèm lái xe chuyên nghiệp
             phục vụ sự kiện [tên sự kiện] ngày 20/01/2025
Đơn vị tính: Ngày
Số lượng: 1
Đơn giá: 2.200.000đ
Thành tiền: 2.200.000đ
Thuế GTGT 10%: 220.000đ
Tổng cộng thanh toán: 2.420.000đ

Mẹo tiết kiệm khi thuê xe theo tháng

Mình thường tư vấn khách hàng: nếu có nhu cầu thuê xe thường xuyên (trên 15 ngày/tháng), nên thuê theo gói tháng. Giá thuê xe 7 chỗ theo ngày là 1.300.000đ, nhân 30 ngày = 39 triệu. Nhưng thuê trọn tháng chỉ 32-35 triệu, tiết kiệm được 4-7 triệu đồng. Hóa đơn cũng gọn gàng hơn, chỉ 1 hóa đơn/tháng thay vì 30 hóa đơn.

Chi phí xăng dầu, sửa chữa có cần ghi riêng trên hóa đơn không?

Tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng: Nếu bên thuê trả các chi phí phát sinh (xăng, vé cầu đường, sửa chữa), theo Nghị định 123/2020 Điều 4 khoản 1, người cho thuê CHỈ CẦN XUẤT 1 HÓA ĐƠN DUY NHẤT với giá đã bao gồm tất cả chi phí - không cần tách riêng từng khoản.

Đây là điểm nhiều người hiểu nhầm và làm phức tạp công việc kế toán không cần thiết.

Trường hợp 1: Gộp tất cả vào 1 hóa đơn (Khuyến nghị)

Theo quy định tại Nghị định 123/2020, khi cho thuê xe kèm lái và có thỏa thuận bên thuê chi trả các chi phí phát sinh như xăng dầu, vé cầu đường, chi phí bảo dưỡng sửa chữa, người cho thuê chỉ lập 1 hóa đơn tổng hợp cho dịch vụ "cho thuê xe kèm lái xe".

Ví dụ thực tế: TravelCar cho thuê xe 7 chỗ có lái cả tháng với giá 25 triệu. Trong tháng phát sinh xăng dầu 3 triệu, phí cầu đường 500 nghìn, bảo dưỡng 700 nghìn. Tổng chi phí thực tế = 29,2 triệu.

Cách xuất hóa đơn ĐÚNG:

Tên dịch vụ: Dịch vụ cho thuê xe ô tô 7 chỗ kèm lái xe tháng 01/2025
             theo hợp đồng số XX/2025
             (Giá đã bao gồm: xăng dầu, phí cầu đường, 
             chi phí bảo dưỡng phát sinh)
Đơn giá: 29.200.000đ
Thuế GTGT 10%: 2.920.000đ
Tổng thanh toán: 32.120.000đ

Chỉ 1 hóa đơn, đầy đủ thông tin, dễ quản lý. Bên thuê không cần phải thu thập, lưu giữ hàng chục hóa đơn xăng dầu, vé cầu đường nhỏ lẻ.

Trường hợp 2: Chi phí phát sinh riêng (Không khuyến nghị)

Một số hợp đồng ghi rõ "chi phí xăng dầu thực tế phát sinh". Trong trường hợp này, bên thuê phải:

• Giữ tất cả hóa đơn xăng dầu khi đổ xăng
• Giữ hóa đơn sửa chữa, bảo dưỡng (nếu có)
• Giữ vé cầu đường, phí đỗ xe

Các chi phí này được hạch toán RIÊNG, không gộp vào hóa đơn thuê xe. Người cho thuê chỉ xuất hóa đơn cho phần "tiền thuê xe thuần túy".

Ví dụ: Thuê xe 4 chỗ tự lái với giá 800.000đ/ngày trong 5 ngày.

• Hóa đơn thuê xe: 800k x 5 = 4 triệu + VAT 10% = 4,4 triệu
• Hóa đơn xăng dầu: 1,2 triệu (khách tự giữ các hóa đơn cửa hàng xăng dầu)
• Vé cầu đường: 200 nghìn (giữ các vé để quyết toán)

Tổng chi phí thực tế: 5,8 triệu nhưng hóa đơn từ đơn vị cho thuê xe chỉ 4,4 triệu.

Sai lầm phổ biến cần tránh

Mình từng gặp trường hợp một đơn vị cho thuê xe xuất 2 hóa đơn riêng:

1. Hóa đơn 1: "Dịch vụ cho thuê xe ô tô" - 20 triệu
2. Hóa đơn 2: "Chi phí xăng dầu phục vụ thuê xe" - 3 triệu

Cách này SAI và gây rắc rối khi quyết toán thuế. Cơ quan thuế có thể coi hóa đơn thứ 2 không hợp lệ vì "chi phí xăng dầu" không phải là dịch vụ riêng lẻ, mà là một phần của dịch vụ cho thuê xe.

Lời khuyên từ kinh nghiệm thực tế

Sau 8 năm hoạt động, TravelCar luôn áp dụng phương thức GÓI TRỌN GÓI cho xe có lái: giá đã bao gồm xe, tài xế, xăng dầu, phí đường, bảo hiểm. Khách hàng chỉ cần nhận 1 hóa đơn tổng hợp, đơn giản trong quản lý, dễ dàng quyết toán với kế toán. Không phải thu thập hàng chục hóa đơn lặt vặt, không sợ thiếu chứng từ khi thanh tra thuế.

Chỉ với xe TỰ LÁI, khách hàng tự chịu trách nhiệm về xăng dầu và phí phát sinh. Nhưng lúc này hợp đồng đã ghi rõ, và khách hàng hiểu rõ trách nhiệm của mình.

Cá nhân cho thuê xe có phải xuất hóa đơn không?

Cá nhân cho thuê xe có doanh thu DƯỚI 100 triệu đồng/năm KHÔNG bắt buộc phải xuất hóa đơn theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Nhưng nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cá nhân phải đăng ký nộp thuế GTGT, thuế TNCN và xin cơ quan thuế cấp hóa đơn.

Quy định này áp dụng cụ thể như sau:

Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm

Anh Minh có 1 chiếc xe 16 chỗ, cho công ty ABC thuê với giá 4 triệu/tháng. Cả năm 2025 được: 4 triệu x 12 tháng = 48 triệu đồng. Con số này DƯỚI 100 triệu nên anh Minh:

• KHÔNG phải xuất hóa đơn
• KHÔNG phải nộp thuế GTGT
• KHÔNG phải nộp thuế TNCN

Vậy công ty ABC lấy gì để hạch toán chi phí? Theo Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lập Bảng kê 01/TNDN kèm theo:

• Hợp đồng thuê xe giữa công ty và cá nhân
• Chứng từ thanh toán (sao kê chuyển khoản hoặc giấy biên nhận)
• Bản sao công chứng giấy đăng ký xe và CMND/CCCD của chủ xe

Bộ hồ sơ này đủ để công ty ABC hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên

Nếu anh Minh cho thêm 1 công ty nữa thuê xe với giá 5,5 triệu/tháng, tổng doanh thu năm sẽ là:

• Công ty ABC: 48 triệu
• Công ty XYZ: 5,5 triệu x 12 = 66 triệu
• Tổng: 114 triệu đồng

Con số này VƯỢT ngưỡng 100 triệu, anh Minh phải:

1. Đến cơ quan thuế đăng ký:

   • Kê khai thuế GTGT (tính theo phương pháp trực tiếp)
   • Kê khai thuế TNCN

2. Mức thuế phải nộp:

   • Thuế GTGT: 5% trên doanh thu (vì dịch vụ cho thuê tài sản)
   • Thuế TNCN: Theo biểu lũy tiến từng phần

3. Xin cấp hóa đơn:

   • Đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh
   • Hoặc mua hóa đơn tự in (nếu có nhu cầu thường xuyên)

Với doanh thu 114 triệu, anh Minh phải nộp:

• Thuế GTGT: 114 triệu x 5% = 5,7 triệu đồng
• Thuế TNCN: Khoảng 3-4 triệu (tùy các khoản giảm trừ)

Trường hợp đặc biệt: Cho thuê xe có lái

Đây là điểm quan trọng nhiều người bỏ qua. Nếu cá nhân cho thuê xe KÈM NGƯỜI LÁI (anh Minh tự lái hoặc thuê người lái), theo Công văn 71321/CT-HTr của Cục Thuế Hà Nội, đây KHÔNG phải "cho thuê tài sản" mà là "DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN".

Dịch vụ vận chuyển thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Cá nhân phải:

• Đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp)
• Xin Giấy phép kinh doanh vận tải theo Nghị định 86/2014/NĐ-CP
• Đăng ký xe đúng mục đích kinh doanh vận tải

Nếu làm thiếu các thủ tục này, cá nhân có thể bị phạt hành chính và bị coi là hoạt động không phép.

Lời khuyên thực tế

Nếu bạn đang cho thuê xe và doanh thu gần tới 100 triệu/năm, nên chủ động đến cơ quan thuế tư vấn. Đăng ký trước còn hơn bị phát hiện sau - khi đó có thể bị phạt và truy thu thuế nhiều năm.

Mình biết nhiều trường hợp cá nhân cho thuê xe dài hạn nhưng không kê khai. Khi cơ quan thuế phát hiện qua giao dịch chuyển khoản ngân hàng, họ phải truy thu thuế 3-5 năm trở lại, cộng tiền phạt chậm nộp, tổng số tiền rất lớn.

5 điều cần kiểm tra ngay trên hóa đơn thuê xe

Trước khi nhận và thanh toán hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ 5 điểm quan trọng này để đảm bảo được khấu trừ thuế VAT, trừ chi phí hợp lý và tránh rủi ro khi quyết toán với cơ quan thuế.

✓ Bước 1: Kiểm tra thông tin pháp lý

Đây là bước quan trọng nhất. Sai một ký tự trong mã số thuế, cả hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.

Thông tin bên bán (người cho thuê):

• Tên công ty CHÍNH XÁC, không viết tắt
• Địa chỉ đầy đủ: số nhà, đường, phường, quận, thành phố
• Mã số thuế: 10 hoặc 13 số, không có dấu gạch ngang
• Số điện thoại liên hệ

Thông tin bên mua (doanh nghiệp thuê):

• Tên công ty ĐÚNG với giấy phép kinh doanh
• Địa chỉ trụ sở chính, không phải chi nhánh (trừ khi chi nhánh được ủy quyền)
• Mã số thuế công ty CHÍNH XÁC
• Người liên hệ và số điện thoại

Một khách hàng của mình từng phải xin hóa đơn điều chỉnh vì kế toán cung cấp tên công ty sai 1 chữ: "Công ty TNHH ABC" thành "Công ty TNHH AB". Chỉ thiếu 1 chữ "C" mà hóa đơn không hợp lệ, phải làm lại.

✓ Bước 2: Xác nhận nội dung dịch vụ

Phần mô tả dịch vụ phải:

• Ghi RÕ loại dịch vụ: "Cho thuê xe" hay "Vận chuyển"
• Có số chỗ: "xe ô tô 7 chỗ"
• Có biển số xe (khuyến nghị)
• Có thời gian cụ thể: từ ngày nào đến ngày nào, hoặc tháng nào
• Có số hợp đồng nếu thuê theo hợp đồng

Nội dung CỤ THỂ, RÕ RÀNG giúp kế toán dễ đối chiếu với hợp đồng và bảng kê chi tiết. Tránh ghi chung chung như "dịch vụ" hay "thuê xe" không rõ loại gì.

✓ Bước 3: Kiểm tra số liệu

Đây là bước dễ phát hiện sai sót nhất:

Công thức kiểm tra:

• Thành tiền = Đơn giá x Số lượng
• Tiền thuế GTGT = Thành tiền x 10%
• Tổng thanh toán = Thành tiền + Tiền thuế

Ví dụ: Thuê xe 3 ngày, đơn giá 1.300.000đ/ngày

• Thành tiền phải là: 1.300.000 x 3 = 3.900.000đ
• VAT 10% phải là: 3.900.000 x 10% = 390.000đ
• Tổng phải là: 3.900.000 + 390.000 = 4.290.000đ

Nếu số liệu không khớp, yêu cầu xuất lại hóa đơn ngay. Đừng nghĩ "chênh lệch vài chục nghìn không sao" - cơ quan thuế rất nghiêm túc với việc này.

✓ Bước 4: Hóa đơn điện tử hợp lệ

Từ 1/7/2022, hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế mới hợp lệ. Kiểm tra:

• Có ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn rõ ràng
• Có mã của cơ quan thuế (dãy số dài gắn với hóa đơn)
• Có link tra cứu hoạt động
• Chữ ký điện tử hợp lệ của người bán

Cách kiểm tra nhanh: Copy số hóa đơn và mã vào trang https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Nếu tra được và trạng thái "Đã sử dụng", hóa đơn hợp lệ. Nếu không tra được hoặc trạng thái "Đã hủy", hóa đơn có vấn đề.

✓ Bước 5: Khớp với hợp đồng

Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng thuê xe:

• Thời gian thuê trên hóa đơn phù hợp với hợp đồng
• Giá trị không vượt quá thỏa thuận
• Nội dung dịch vụ đúng với điều khoản hợp đồng
• Số lượng (số ngày thuê) chính xác

Nếu hợp đồng ghi "thuê 5 ngày" mà hóa đơn xuất 7 ngày, hoặc giá trong hợp đồng 1,2 triệu/ngày mà hóa đơn ghi 1,5 triệu/ngày → Có vấn đề cần làm rõ.

Lưu ý quan trọng

Mình thấy nhiều khách hàng chỉ nhận hóa đơn từ email rồi forward thẳng cho kế toán mà không kiểm tra gì. Khi phát hiện sai, có thể đã quá hạn kỳ kê khai thuế, hoặc người bán đã xuất hết hóa đơn trong tháng, không thể điều chỉnh kịp. Mất vài phút kiểm tra ban đầu để tránh mất vài ngày sửa sau.

Các đơn vị uy tín như TravelCar luôn double-check hóa đơn trước khi gửi khách. Nhưng bên nhận cũng nên tự kiểm tra thêm 1 lần - đó là quyền lợi và trách nhiệm của mình.

Kinh nghiệm từ hàng nghìn hóa đơn thuê xe

Sau 8 năm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê xe, mình đã xuất hàng chục nghìn hóa đơn cho khách hàng - từ cá nhân đi du lịch đến doanh nghiệp lớn thuê xe dài hạn. Qua đó rút ra được: hóa đơn hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thuế mà còn tránh được hàng trăm rắc rối không đáng có.

Một hóa đơn xuất đúng chuẩn mang lại lợi ích cụ thể:

Khấu trừ VAT đầu vào: Doanh nghiệp tiết kiệm ngay 10% chi phí thuê xe. Thuê xe 10 triệu/tháng thì được khấu trừ 1 triệu thuế, cả năm tiết kiệm 12 triệu đồng.

Trừ chi phí hợp lý: Chi phí thuê xe hợp lệ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Giúp giảm lợi nhuận chịu thuế, từ đó giảm số thuế phải nộp.

Quyết toán nhanh gọn: Hóa đơn đầy đủ, chính xác giúp kế toán làm việc hiệu quả. Không bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình hay bổ sung chứng từ. Tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên.

Minh bạch tài chính: Dễ kiểm toán nội bộ và bên ngoài. Dễ quản lý ngân sách chi tiêu. Tránh rủi ro khi thanh tra thuế.

Tại TravelCar, mình luôn cam kết xuất hóa đơn điện tử đầy đủ, chính xác ngay sau khi hoàn thành dịch vụ. Khách hàng doanh nghiệp nhận hóa đơn qua email trong 24 giờ, có thể tra cứu ngay trên cổng thuế, hoàn toàn yên tâm khi quyết toán. Nội dung hóa đơn luôn ghi rõ ràng: loại xe, số chỗ, biển số, thời gian, và đặc biệt - phân biệt rõ xe tự lái hay có lái để khách hàng dễ hạch toán.

Nếu bạn đang cần thuê xe cho công ty, cần tư vấn về hóa đơn hay thắc mắc về các quy định thuế liên quan đến thuê xe, đừng ngại liên hệ với mình. Với kinh nghiệm nhiều năm và hàng nghìn khách hàng doanh nghiệp tin dùng, TravelCar sẵn sàng hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn, ký hợp đồng đến xuất hóa đơn hợp lệ.

Năm 2025, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với mọi đơn vị theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hiểu rõ quy định về nội dung hóa đơn giúp bạn chủ động hơn trong mọi giao dịch thuê xe, tránh rủi ro và tận dụng tối đa quyền lợi về thuế. Đừng để một hóa đơn không hợp lệ làm mất đi cả triệu đồng thuế đáng lẽ được khấu trừ