Kinh nghiệm quản lý đội xe công ty | Quản lý, Điều hành đội xe

Trạng thái | Lượt xem : 265 | Cập nhật: 2021-08-31 20:14:26

Ngày nay dịch vụ vận tải đang cực kỳ phát triển, bất cứ ngành nghề nào cũng liên quan đến. Việc quản lý đội xe được coi là quan trọng hàng đầu của nhiều công ty. Đối với người quản lý, không những am hiểu về ngành của mình và còn đòi hỏi kinh nghiệm không hề ít trong việc quản lý, theo dõi, giám sát.

Các bài viết hữu ích được bạn đọc quan tâm:

Hôm nay, TravelCar với về dày dày kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải cho thuê xe ô tô, sẽ cùng bạn chia sẻ những “kinh nghiệm quản lý đội xe”, bí quyết quản lý giúp việc vận hành trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

Quản lý đội xe là gì?

Quản lý đội xe là người chụi trách nhiệm một cách tổng thể về các công việc liên quan người lái xe, vận hành của xe, đảm bảo độ an toàn cho người, xe, hàng hóa, sản phẩm dịch vụ trong việc vận chuyển đưa đến khách hàng. Đây là người trực tiếp làm việc với các tài xế - người điều khiển xe các hãng taxi, các xe khách vận chuyển đường dài, quản lý đối với đội xe vận chuyển hàng hóa..

Quản lý đội xe đảm bảo độ an toàn cho quá trình vận hành.
Quản lý đội xe đảm bảo độ an toàn cho quá trình vận hành.

Quản lý điều hành xe là khai thác sử dụng xe ôtô của công ty(doanh nghiệp) đảm bảo đúng quy định, tiết kiệm và hiệu quả.

Việc theo dõi, kiểm tra, và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành xe. Một vị trí công việc vô cùng quan trọng và mang tính bao quát, ảnh hưởng về mặt con người, hiệu suất vận hành.

Công việc của quản lý đội xe ngày nay

Quản lý đội xe với các công việc liên quan đến xe – phương tiện vận tải, tài xế lái xe.. bao gồm các công việc cụ thể được thực hiện như sau:

– Quản lý hồ sơ - tài sản, danh mục tài sản liên quan đến xe, phương tiện vận chuyển.

– Tuyển dụng, kỷ luật, sa thải đối với đội ngũ lái – phụ xe, cập nhật danh sách lái – phụ xe khi có thay đổi.

– Tổ chức, chấm công, điều động lái – phụ xe, phối hợp với khách hàng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

– Tạm ứng, giám sát, quản lý các chi phí của đội xe: chi phí cầu đường, chi phí vi phạm an toàn giao thông, chi phí sửa

chữa dọc đường…

– Phân tích, đề xuất các giải pháp để có các chi phí ngày càng hợp lý (xăng dầu, đi đường, sửa chữa…).

– Lập và cập nhật kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa lớn.

– Xử lý các vấn đề liên quan đến tai nạn, vi phạm pháp luật về an toàn giao thông.

– Quản lý theo dõi mua bảo hiểm xe, đăng ký, kiểm định xe – bồn chứa theo qui định của pháp luật.

– Tổng hợp, báo cáo tình hình kinh doanh của dịch vụ vận chuyển hàng tháng (chi phí, doanh thu, so sánh, đề xuất…)

– ...

Công việc của quản lý đội xe ngày nay
Công việc của quản lý đội xe ngày nay

Ngoài ra, quản lý đội xe còn cần thực hiện các công việc khác theo sự phân công, yêu cầu từ cấp trên trong công ty. Phổ biến về văn hóa công ty, cung cấp trang phục và đào tạo nhân viên để hoạt động và tạo hiệu quả công việc được tốt nhất. Với vị trí này, thường nam giới sẽ đảm nhiệm nhiều hơn nữ.

Kinh nghiệm quản lý đội xe

Để trở thành một quản lý đội xe giỏi, bạn cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu công việc như sau:

  1. Có chuyên môn với các chuyên ngành về kỹ thuật ô tô, quản lý, quản trị nhân sự, logistic,..
  2. Đã thực tập ở các công ty từ 2 năm tại các vị trí như điều phối xe, quản lý, giám sát xe,..
  3. Có kỹ năng làm việc nhóm và chịu được áp lực công việc, biết tin học văn phòng, là người linh hoạt, biết học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm từ người khác.
  4. Có kỹ năng về giao tiếp, quản lý công việc hiệu quả, biết cách xử lý tình huống linh hoạt và khắc phục hiệu quả các vấn đề được tốt nhất.

nhân viên điều phối vận tải
nhân viên điều phối vận tải

Yêu cầu về trình độ đối với công việc nhân viên quản lý đội xe là phải tốt nghiệp từ trung cấp trở lên. Công việc này không đòi hỏi quá cao về bằng cấp, chỉ cần có liên quan đến điều hành xe. Hiểu kiến thức cơ bản về cấu trúc, đặc điểm của các loại xe, quy trình vận hành và quá trình làm việc của lái xe với xe.

Quy trình quản lý, điều hành xe

Mẫu quy trình quản lý đội xe công ty

  • Lưu đồ quy trình quản lý đội xe
  • Mẫu phiếu đề nghị sử dụng xe
  • Mẫu giấy đề nghị sửa chữa
  • Mẫu bảng quyết toán chi phí xe
  • Mẫu danh sách theo dõi bảo hiểm xe
  • Mẫu bảng theo dõi cấp phát xăng dầu
  • Mẫu danh sách garage
  • Mẫu giấy đề nghị thanh toán
  • Mẫu danh sách vượt định mức
  • Mẫu phiếu nhận xăng dầu
  • Mẫu theo dõi chi phí mua sắm và cầu đường
  • Mẫu biên bản đối chiếu giữa công ty và cây xăng

biểu mẫu và quy trình quản lý điều hành đội xe
Tải tại đây.

Xem xét và xử lý yêu cầu sử dụng xe

1. Phiếu đề nghị sử dụng xe
2. Lệnh điều xe
3. Giấy đi đường
4. Nhật ký điều xe
5. Giấy xác nhận km
6. Chứng từ thanh toán

Tiếp cận phiếu đăng ký sử dụng xe từ các thành viên, căn cứ lịch điều xe

+ Phân công tài xế, cập nhật nhật ký điều xe
+ Làm lệnh điều xe
+ Giấy đi đường

Chuẩn bị xe

- Nhận được phân công điều xe tài xế kiểm tra xe, vệ  sinh xe, cung cấp nhiên liệu.
- Phối hợp đơn vị yêu cầu lên kế hoạch chuyến đi: lộ trình, thời gian..

Thực hiện

- Căn cứ lệnh điều xe, kế hoạch chuyến đi: tài xế thực hiện  lái xe
- Hoàn tất các thủ tục, chứng từ có liên quan
- Tài xế yêu cầu đơn vị sử dụng xe xác nhận việc sử dụng

Báo cáo (nếu có): Cần sửa chữa ngay trên đường / Có dấu hiệu hoặc hư hỏng, báo cáo về hiện trạng và đề xuất phương án sửa chữa và kinh phí.

Hoàn tất thủ tục thanh toán

- Sau chuyến đi tài xế cập nhật đầy đủ chứng từ để thanh toán như: tiền nhiên liệu, tiền ở, phí trạm đường bộ…
- Cập nhật nhật ký điều xe

Lưu hồ sơ

⇒ Tìm hiểu thêm: cách tính biển số xe 5 số đẹpý nghĩa biển số xe hợp phong thủy

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ quy trình, biểu mẫu và kinh nghiệm quản lý đội xeTravelCar đã chia sẻ. Hi vọng rằng, những thông tin sẽ giúp ích rất nhiều cho các bạn trẻ sắp và sẽ có cơ hội trở thành một quản lý điều hành xe chuyên nghiệp. Với các công ty vận tải hàng đầu, công việc quản lý đội xe rất được coi trọng, hãy thủ sức với cơ hội mới này nhé!

Chúc bạn có thật nhiều năng lượng, đam mê công việc ./.