Cách đưa chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí công ty

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân là khoản tiền doanh nghiệp trả cho một cá nhân (không phải tổ chức, không phải hộ kinh doanh có hóa đơn) để sử dụng chiếc xe của người đó vào hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp có hợp đồng thuê xe, chứng từ trả tiền thuê và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với lần chi từ 5 triệu đồng trở lên, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Từ năm 2026, cá nhân cho thuê xe có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN; phần vượt 1 tỷ đồng mới phát sinh thuế. Bài viết hướng dẫn kế toán lần lượt: điều kiện chi phí được trừ, bộ hồ sơ cần lưu, nghĩa vụ thuế của bên cho thuê, người khai thuế, bút toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, các trường hợp đặc biệt và những lỗi khiến chi phí bị loại khi quyết toán.

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân có được tính vào chi phí được trừ không?

Có. Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu xe phục vụ hoạt động kinh doanh và doanh nghiệp có đủ hợp đồng thuê, chứng từ trả tiền thuê. Doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT cho khoản chi này.

Hướng dẫn kế toán đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí 

Chi phí được trừ là khoản chi doanh nghiệp được trừ khỏi doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Khoản thuê xe của cá nhân thuộc nhóm có hồ sơ đặc thù: hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thay cho hóa đơn, theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Với khoản chi phát sinh trong kỳ tính thuế 2025, doanh nghiệp tiếp tục áp dụng khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Từ kỳ tính thuế 2026, căn cứ là Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Điều kiện để chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được trừ là gì?

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được trừ khi đáp ứng đủ 3 điều kiện chung tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:

1. Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Xe phục vụ đưa đón nhân viên, đi công tác, giao hàng, chở vật tư hoặc phục vụ ban giám đốc.
2. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Với thuê tài sản của cá nhân, chứng từ hợp pháp là hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền thuê.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho lần chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Hồ sơ đặc thù khi thuê tài sản của cá nhân

Hồ sơ xác định chi phí được trừ khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Nếu hợp đồng ghi giá thuê chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, doanh nghiệp được tính vào chi phí cả phần thuế nộp thay khi có chứng từ nộp thuế, theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng

Mỗi lần trả tiền thuê xe từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản vào tài khoản của chính người cho thuê. Mốc này giảm từ 20 triệu đồng (quy định cũ) xuống 5 triệu đồng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Hai lưu ý khi áp dụng mốc 5 triệu đồng:

• Chia nhỏ trong cùng ngày vẫn tính gộp. Nhiều lần trả cho cùng một người trong một ngày có tổng từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ chuyển khoản.
• Chưa thanh toán vẫn được ghi nhận chi phí. Khoản thuê chưa trả tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn được trừ nếu có hợp đồng; khi trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ phát sinh thanh toán, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Hồ sơ thuê xe ô tô của cá nhân gồm những gì?

Hồ sơ thuê xe ô tô của cá nhân gồm 2 nhóm: hồ sơ bắt buộc để chi phí được trừ và hồ sơ nên lưu để chứng minh khoản chi phục vụ kinh doanh khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hợp đồng thuê xe cần ghi những điều khoản nào?

Hợp đồng thuê xe cần ghi đủ 8 nội dung để kế toán dùng làm căn cứ hạch toán và quyết toán:

1. Bên thuê là công ty (tên, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật), không ghi tên nhân viên.
2. Bên cho thuê: họ tên, số CCCD, mã số thuế cá nhân, số tài khoản ngân hàng mang tên chủ xe.
3. Thông tin xe: biển kiểm soát, nhãn hiệu, số chỗ hoặc tải trọng, số đăng ký xe.
4. Thời hạn thuê, mục đích sử dụng xe.
5. Giá thuê theo tháng, ghi rõ đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN.
6. Phương thức và kỳ thanh toán: chuyển khoản vào tài khoản của bên cho thuê.
7. Bên chịu thuế và bên khai thuế: cá nhân tự khai hay công ty khai, nộp thay.
8. Bên chịu chi phí vận hành: xăng dầu, phí đường bộ, cầu đường, bảo dưỡng, bảo hiểm, phạt vi phạm giao thông; khoản đặt cọc (nếu có).

Cá nhân cho công ty thuê xe phải nộp thuế gì năm 2026?

Cá nhân cho thuê xe phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN khi doanh thu cho thuê tài sản trong năm vượt 1 tỷ đồng. Ngưỡng này áp dụng từ 01/01/2026 theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/04/2026 (nâng từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng).

Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống

Cá nhân có doanh thu cho thuê xe từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không nộp thuế GTGT, thuế TNCN nhưng vẫn phải thông báo doanh thu với cơ quan thuế. Doanh nghiệp chỉ cần hợp đồng và chứng từ trả tiền để chi phí được trừ.

Ví dụ: Công ty A thuê xe 7 chỗ của ông B, giá 15.000.000 đồng/tháng, thời hạn 12 tháng. Doanh thu năm của ông B là 180.000.000 đồng, ông B không có tài sản cho thuê khác. Ông B không phát sinh thuế; Công ty A ghi nhận 180.000.000 đồng chi phí được trừ, trả qua ngân hàng mỗi tháng.

Doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm

Cá nhân có doanh thu cho thuê trên 1 tỷ đồng/năm nộp thuế GTGT trên toàn bộ doanh thu và thuế TNCN trên phần vượt 1 tỷ đồng. Tỷ lệ áp dụng cho hoạt động cho thuê tài sản là 5% với mỗi loại thuế.

\text{Thuế GTGT} = \text{Doanh thu} \times 5\%

\text{Thuế TNCN} = (\text{Doanh thu} - 1\,000\,000\,000) \times 5\%

Ví dụ: Ông C cho 3 doanh nghiệp thuê 3 xe tải, tổng doanh thu năm 2026 là 1.320.000.000 đồng.

• Thuế GTGT = 1.320.000.000 × 5% = 66.000.000 đồng.
• Thuế TNCN = (1.320.000.000 − 1.000.000.000) × 5% = 16.000.000 đồng.
• Tổng thuế ông C phải nộp: 82.000.000 đồng.

Cách xác định doanh thu tính thuế

Doanh thu tính thuế là số tiền bên thuê trả từng kỳ theo hợp đồng, gồm cả các khoản thu thêm, không gồm tiền bồi thường, tiền phạt vi phạm hợp đồng. Kế toán cần lưu ý 3 điểm:

• Cộng gộp doanh thu. Ngưỡng 1 tỷ đồng tính trên tổng doanh thu cho thuê của cá nhân đó trong năm, kể cả hợp đồng với doanh nghiệp khác.
• Trả trước nhiều năm. Tiền thuê trả một lần cho nhiều năm được phân bổ theo năm dương lịch để xác định cá nhân có vượt ngưỡng hay không.
• Hỏi bên cho thuê. Doanh nghiệp không tự biết tổng doanh thu của cá nhân, nên đưa vào hợp đồng điều khoản bên cho thuê cam kết tự kê khai, nộp thuế và thông báo khi vượt ngưỡng.

Ai khai và nộp thuế cho thuê xe: cá nhân hay công ty?

Cá nhân cho thuê xe ô tô trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế nơi cư trú theo Tờ khai Mẫu 01/CNKD ban hành kèm Thông tư 18/2026/TT-BTC. Công ty chỉ khai, nộp thay khi hợp đồng có thỏa thuận và cơ quan thuế quản lý chấp nhận phương án này.

Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định mẫu khai thay (Mẫu 01/TCKT kèm Bảng kê 02/BK-KTBĐS) cho trường hợp thuê bất động sản của cá nhân. Xe ô tô là động sản, nên kế toán nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi ký điều khoản khai thay; phương án ít rủi ro là để cá nhân tự khai và công ty lưu bản sao chứng từ nộp thuế của cá nhân.

Hạch toán chi phí thuê xe ô tô của cá nhân như thế nào?

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được ghi Nợ tài khoản chi phí của bộ phận sử dụng xe, ghi Có TK 331 khi ghi nhận công nợ hoặc Có TK 111, 112 khi trả ngay. Hệ thống tài khoản dưới đây theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC từ 01/01/2026.

Thuê xe trả tiền hằng tháng

Thuê xe trả tiền theo tháng được ghi nhận chi phí vào cuối mỗi tháng sử dụng. Với ví dụ Công ty A thuê xe 7 chỗ của ông B, 15.000.000 đồng/tháng, xe phục vụ ban giám đốc:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 6427: 15.000.000 / Có TK 331 (chi tiết ông B): 15.000.000.
• Chuyển khoản trả tiền: Nợ TK 331: 15.000.000 / Có TK 112: 15.000.000.

TK 331 là Phải trả cho người bán. Bài viết cũ thường ghi nhầm "Có TK 131 – Phải trả người bán"; TK 131 là Phải thu của khách hàng và không dùng cho nghiệp vụ này.

Trả trước tiền thuê nhiều kỳ

Tiền thuê trả trước cho nhiều kỳ kế toán được ghi vào TK 242 – Chi phí chờ phân bổ (tên mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC), sau đó phân bổ dần vào chi phí từng tháng. Ví dụ: Công ty thuê xe giao hàng 6 tháng, trả trước 72.000.000 đồng.

• Khi trả trước: Nợ TK 242: 72.000.000 / Có TK 112: 72.000.000.
• Phân bổ hằng tháng: Nợ TK 6417: 12.000.000 / Có TK 242: 12.000.000.

Công ty nộp thuế thay cho cá nhân

Công ty nộp thuế thay ghi nhận toàn bộ tiền thuê vào chi phí, khấu trừ phần thuế khi trả tiền cho cá nhân và nộp phần thuế đó vào ngân sách. Ví dụ: Công ty D thuê 4 xe tải của ông E chở vật tư, giá thuê đã bao gồm thuế 100.000.000 đồng/tháng, tổng năm 1.200.000.000 đồng; ông E không có hợp đồng cho thuê khác.

• Thuế GTGT = 1.200.000.000 × 5% = 60.000.000 đồng.
• Thuế TNCN = (1.200.000.000 − 1.000.000.000) × 5% = 10.000.000 đồng.
• Số tiền thực trả ông E = 1.200.000.000 − 70.000.000 = 1.130.000.000 đồng.

Bút toán tổng hợp cả năm:

1. Ghi nhận chi phí: Nợ TK 6277: 1.200.000.000 / Có TK 331: 1.200.000.000.
2. Khấu trừ thuế nộp thay: Nợ TK 331: 70.000.000 / Có TK 3335: 10.000.000 / Có TK 3388: 60.000.000.
3. Trả tiền ông E: Nợ TK 331: 1.130.000.000 / Có TK 112: 1.130.000.000.
4. Nộp thuế vào ngân sách: Nợ TK 3335: 10.000.000, Nợ TK 3388: 60.000.000 / Có TK 112: 70.000.000.

Chi phí được trừ của Công ty D là 1.200.000.000 đồng. Nghĩa vụ thuế phụ thuộc doanh thu cả năm, nên kế toán nên dự tính doanh thu năm ngay khi ký hợp đồng để khấu trừ đúng từ kỳ đầu. Nếu hợp đồng ghi giá thuê chưa bao gồm thuế, doanh thu tính thuế phải quy đổi theo hướng dẫn của cơ quan thuế trước khi tính 5%.

Chi phí xăng dầu, cầu đường, sửa chữa xe thuê

Chi phí xăng dầu, phí cầu đường, gửi xe của xe thuê được trừ khi hợp đồng ghi rõ bên thuê chịu các khoản này, hóa đơn ghi tên công ty và mức tiêu hao phù hợp định mức trong quy chế quản lý xe. Ví dụ, hóa đơn xăng 2.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 10%, xe phục vụ quản lý:

• Nợ TK 6427: 2.000.000 / Nợ TK 1331: 200.000 / Có TK 112: 2.200.000.

Chi phí sửa chữa lớn, đăng kiểm, bảo hiểm vật chất xe thuộc trách nhiệm chủ xe, trừ khi hợp đồng quy định khác.

Kế toán cần kiểm tra gì trước khi quyết toán khoản chi thuê xe?

Trước khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán đối chiếu từng hợp đồng thuê xe với 8 điểm kiểm tra sau:

• Hợp đồng đứng tên công ty, còn hiệu lực trong kỳ ghi nhận chi phí.
• Số tháng ghi nhận chi phí khớp với thời gian thuê trên biên bản giao nhận xe.
• Mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên có ủy nhiệm chi hoặc sao kê vào đúng tài khoản chủ xe.
• Khoản trả trước đã phân bổ qua TK 242, không ghi toàn bộ vào một kỳ.
• Hợp đồng có thỏa thuận nộp thay thì đã có chứng từ nộp thuế.
• Có lệnh điều xe hoặc nhật ký hành trình chứng minh xe phục vụ kinh doanh.
• Hóa đơn xăng dầu ghi tên công ty, có điều khoản bên thuê chịu nhiên liệu.
• Giá thuê phù hợp mặt bằng giá thuê xe cùng loại trên thị trường.

Các trường hợp đặc biệt khi thuê xe của cá nhân

Ba trường hợp thường gặp cần xử lý khác với thuê xe tự lái thông thường: thuê xe kèm tài xế, thuê xe của giám đốc hoặc thành viên góp vốn, và thuê xe của nhân viên.

Thuê xe kèm tài xế

Thuê xe kèm tài xế do chủ xe bố trí là mua dịch vụ vận tải, không phải thuê tài sản. Bên cung cấp là cá nhân kinh doanh vận tải, áp dụng tỷ lệ thuế của nhóm vận tải, không áp dụng tỷ lệ 5% của hoạt động cho thuê tài sản. Doanh nghiệp nên ký hợp đồng dịch vụ vận chuyển và kiểm tra bên cung cấp có hóa đơn hay thuộc diện doanh thu dưới ngưỡng.

Nếu công ty thuê xe tự lái của cá nhân và tự thuê tài xế riêng, tiền thuê xe là chi phí thuê tài sản; tiền công tài xế là chi phí tiền lương, tiền công và xử lý khấu trừ thuế TNCN theo quy định riêng.

Thuê xe của giám đốc, thành viên góp vốn

Công ty TNHH, công ty cổ phần được thuê xe của giám đốc hoặc thành viên góp vốn vì tài sản cá nhân tách biệt với tài sản công ty. Hồ sơ giống thuê xe của cá nhân khác; điểm cơ quan thuế thường kiểm tra là giá thuê có cao bất thường so với thị trường hay không, và xe có phục vụ kinh doanh thật hay không.

Doanh nghiệp tư nhân thì khác: chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình, nên việc chủ doanh nghiệp tư nhân cho chính doanh nghiệp của mình thuê xe có rủi ro bị loại chi phí cao.

Thuê xe của nhân viên

Công ty có 2 cách trả tiền khi nhân viên dùng xe riêng cho công việc:

• Ký hợp đồng thuê xe với nhân viên. Khoản chi là chi phí thuê tài sản, hồ sơ như thuê xe của cá nhân khác.
• Trả khoán xăng xe, phụ cấp đi lại. Khoản chi là chi phí tiền lương, tiền công, ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính, và xét thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.

Lỗi khiến chi phí thuê xe ô tô của cá nhân bị loại khi quyết toán

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân bị loại khi hồ sơ thiếu một trong các điều kiện ở phần trên. Kế toán nên rà soát 8 lỗi phổ biến dưới đây trước mỗi kỳ quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

Cá nhân cho công ty thuê xe có phải đăng ký hộ kinh doanh không?

Không bắt buộc. Cá nhân cho thuê tài sản không phải thành lập hộ kinh doanh nhưng phải đăng ký mã số thuế, khai thuế hoặc thông báo doanh thu với cơ quan thuế, kể cả khi doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.

Thuê xe của cá nhân có cần hóa đơn không?

Không cần. Hồ sơ chi phí được trừ khi thuê tài sản của cá nhân là hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền, cộng chứng từ nộp thuế nếu công ty nộp thay, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Khi thuê xe của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vận tải, bên cho thuê phải xuất hóa đơn và kế toán cần kiểm tra đủ nội dung trên hóa đơn. Các thông tin bắt buộc được hướng dẫn tại bài nội dung xuất hóa đơn cho thuê xe.

Có phải lập Bảng kê 02/TNDN cho tiền thuê xe của cá nhân không?

Không. Bảng kê 02/TNDN dùng cho hàng hóa, dịch vụ mua không có hóa đơn trong các trường hợp được liệt kê riêng; thuê tài sản của cá nhân đã có bộ hồ sơ riêng là hợp đồng và chứng từ trả tiền.

Trả tiền thuê xe bằng tiền mặt có được tính vào chi phí không?

Có, nếu mỗi lần trả dưới 5 triệu đồng và không chia nhỏ trong cùng ngày. Lần trả từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới được tính vào chi phí được trừ.

Đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty đúng quy định 2026 dựa trên ba việc: hợp đồng ký với pháp nhân, chuyển khoản cho mọi lần trả từ 5 triệu đồng và xác định đúng bên nộp thuế khi bên cho thuê vượt ngưỡng 1 tỷ đồng. Thiếu một trong ba, khoản chi có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN.