Thủ tục thuê xe ô tô cho công ty: hồ sơ, thuế, hạch toán

Thủ tục thuê xe ô tô cho công ty gồm 4 bước: ký hợp đồng thuê, nhận đủ chứng từ thanh toán, xử lý nghĩa vụ thuế của bên cho thuê, và hạch toán chi phí theo bộ phận sử dụng xe. Chi phí thuê xe được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu khoản chi có thật, phục vụ sản xuất kinh doanh, có hồ sơ hợp lệ và được thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên, theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Thuê xe ô tô cho công ty là gì và có những hình thức nào?

Thuê xe ô tô cho công ty là giao dịch trong đó doanh nghiệp trả tiền để sử dụng xe của bên khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quyền sở hữu xe vẫn thuộc bên cho thuê. Hình thức thuê quyết định loại chứng từ, sắc thuế phát sinh và tài khoản hạch toán, nên kế toán cần xác định hình thức thuê trước khi ký hợp đồng.

Có 4 hình thức thuê xe phổ biến, phân theo 2 tiêu chí: bên cho thuê là ai, và có kèm người lái hay không.

Tỷ lệ thuế TNCN 5% cho hoạt động cho thuê tài sản và 1,5% cho hoạt động vận tải được quy định tại khoản 3 Điều 7 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, theo Kế toán Thiên Ưng. Phụ lục hướng dẫn xếp xe, máy móc cho thuê không kèm người điều khiển vào nhóm cho thuê tài sản; vận tải hành khách thuộc nhóm sản xuất, vận tải. Tỷ lệ thuế GTGT 5% và 3% là tỷ lệ theo phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu áp dụng cho hai nhóm hoạt động này.

Thuê xe kèm người lái có rủi ro phân loại cao hơn thuê xe tự lái. Nếu người lái là người do công ty chỉ định, chịu sự điều hành của công ty, cơ quan thuế có thể xem khoản chi trả cho người lái là tiền công, phải khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế tiền lương. Kế toán nên tách riêng hai hợp đồng: hợp đồng thuê xe và hợp đồng thuê lái xe, nếu hai đối tượng này khác nhau.

Thuê tài chính (leasing) qua công ty cho thuê tài chính không thuộc phạm vi bài này. Thuê tài chính được ghi nhận là tài sản cố định thuê tài chính và trích khấu hao, khác hẳn thuê hoạt động được trình bày dưới đây.

Hồ sơ thuê xe ô tô cho công ty gồm những chứng từ nào?

Hồ sơ thuê xe ô tô hợp lệ gồm hợp đồng thuê xe, chứng từ thanh toán tiền thuê, và chứng từ nộp thuế nếu công ty nộp thay cho bên cho thuê. Khi thuê của cá nhân, hợp đồng và chứng từ trả tiền là hồ sơ bắt buộc để tính chi phí được trừ, theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, theo Kế toán Lê Ánh.

Bộ hồ sơ bắt buộc

1. Hợp đồng thuê xe ký giữa người đại diện theo pháp luật của công ty và chủ sở hữu xe đứng tên trên giấy đăng ký xe.
2. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký xe để chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê.
3. Bản sao căn cước của cá nhân cho thuê, hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu bên cho thuê là tổ chức.
4. Chứng từ thanh toán: ủy nhiệm chi, giấy báo nợ ngân hàng, sao kê tài khoản. Khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản.
5. Hóa đơn điện tử nếu bên cho thuê là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hoặc cá nhân có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm.
6. Chứng từ nộp thuế nếu hợp đồng quy định công ty khai thay, nộp thay thuế GTGT và TNCN cho bên cho thuê.

Hồ sơ nội bộ chứng minh xe phục vụ kinh doanh

Hồ sơ nội bộ không bắt buộc theo văn bản thuế, nhưng là bằng chứng khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh khi cơ quan thuế kiểm tra. Kế toán nên lưu ít nhất 4 loại:

• Quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô của công ty, nêu rõ bộ phận và chức danh được dùng xe.
• Giấy đề nghị sử dụng xe hoặc lệnh điều xe có ghi ngày, lộ trình, mục đích công tác.
• Nhật ký hành trình hoặc sổ theo dõi số km đầu ngày, cuối ngày.
• Biên bản giao nhận xe khi bắt đầu và khi kết thúc hợp đồng, ghi tình trạng xe và số km.

Các điều khoản bắt buộc trong hợp đồng thuê xe

Hợp đồng thuê xe cần đủ 7 điều khoản để chứng từ khớp với hạch toán:

Hợp đồng thuê xe giữa công ty và cá nhân không bắt buộc công chứng. Bộ luật Dân sự 2015 chỉ yêu cầu công chứng với hợp đồng mà luật có quy định riêng, và hợp đồng thuê tài sản là động sản không thuộc nhóm này.

Thủ tục thuê xe ô tô của cá nhân thực hiện như thế nào?

Thủ tục thuê xe ô tô của cá nhân gồm 6 bước, từ kiểm tra giấy tờ xe đến hạch toán và lưu hồ sơ. Công ty không cần hóa đơn khi cá nhân cho thuê có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống và chưa đăng ký dùng hóa đơn điện tử; hợp đồng và chứng từ trả tiền là đủ để tính chi phí được trừ, theo Thời báo Tài chính Việt Nam.

Quy trình 6 bước

1. Kiểm tra giấy tờ xe và bên cho thuê. Đối chiếu tên trên giấy đăng ký xe với căn cước của bên cho thuê. Nếu xe đứng tên vợ hoặc chồng, cần thêm văn bản đồng ý cho thuê của người còn lại.
2. Xác định tổng doanh thu cho thuê của cá nhân trong năm. Hỏi bên cho thuê về các hợp đồng cho thuê khác (nhà, xe, mặt bằng) để biết tổng doanh thu có vượt 500 triệu đồng hoặc 1 tỷ đồng/năm hay không.
3. Thỏa thuận giá thuê đã gồm thuế hay chưa gồm thuế và ghi vào hợp đồng.
4. Ký hợp đồng thuê xe và biên bản giao nhận xe.
5. Thanh toán tiền thuê bằng chuyển khoản vào tài khoản đứng tên bên cho thuê, đúng kỳ hạn trong hợp đồng.
6. Khai thay, nộp thay thuế nếu hợp đồng giao trách nhiệm này cho công ty, rồi lưu chứng từ nộp thuế cùng hồ sơ.

Khi nào cá nhân cho thuê xe phải nộp thuế?

Cá nhân cho thuê xe phải nộp thuế khi tổng doanh thu kinh doanh trong năm dương lịch vượt 500 triệu đồng. Ngưỡng 500 triệu đồng/năm áp dụng cho thuế TNCN theo khoản 1 Điều 7 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, và cho thuế GTGT theo điểm b khoản 1 Điều 1 Luật số 149/2025/QH15 sửa đổi Luật Thuế GTGT, theo Thư viện Pháp luật. Ngưỡng trước năm 2026 là 100 triệu đồng/năm.

Công thức tính thuế của cá nhân cho thuê xe tự lái có doanh thu trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng/năm:

\text{Thuế TNCN} = (\text{Doanh thu năm} - 500\ \text{triệu}) \times 5\%

\text{Thuế GTGT} = \text{Tổng doanh thu năm} \times 5\%

Thuế TNCN chỉ tính trên phần doanh thu vượt 500 triệu đồng, theo Thư viện Pháp luật. Thuế GTGT tính trên tổng doanh thu khi doanh thu vượt ngưỡng, theo iHOADON. Một số nguồn hướng dẫn cho rằng thuế GTGT cũng chỉ tính trên phần vượt 500 triệu đồng; kế toán nên xác nhận với cơ quan thuế quản lý trước khi khai thay.

Ví dụ tính thuế khai thay

Công ty thuê xe 7 chỗ của cá nhân, giá thuê chưa gồm thuế, công ty khai thay và nộp thay. Cá nhân không có hợp đồng cho thuê nào khác.

Tiền thuế công ty nộp thay chỉ được tính vào chi phí được trừ khi hợp đồng ghi giá thuê chưa gồm thuế và công ty có chứng từ nộp thuế. Nếu hợp đồng ghi giá đã gồm thuế, công ty phải khấu trừ số thuế từ tiền thuê trước khi trả cho bên cho thuê.

Hồ sơ và thời hạn khai thay

Công ty được khai thay, nộp thay thuế cho cá nhân cho thuê tài sản khi hợp đồng thuê có thỏa thuận bên thuê thực hiện việc này. Thời hạn khai thay theo kỳ thanh toán tiền thuê ghi trong hợp đồng, theo điểm c đến điểm đ khoản 3 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, theo Thư viện Pháp luật.

Tờ khai dành cho tổ chức khai thay là mẫu 01/TCKT kèm bảng kê cá nhân cho thuê, ban hành theo Thông tư 18/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 05/03/2026. Thông tư 18/2026/TT-BTC thay thế Thông tư 40/2021/TT-BTC. Bảng kê mẫu 02/BK-KTBĐS được thiết kế cho bất động sản, nên với xe ô tô kế toán cần hỏi cơ quan thuế về bảng kê áp dụng.

Cá nhân cho thuê có thể chọn hợp đồng nào được trừ ngưỡng 500 triệu đồng khi có nhiều hợp đồng cho thuê, nhưng tổng mức trừ không quá 500 triệu đồng/năm, theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Kế toán nên yêu cầu bên cho thuê cam kết bằng văn bản về việc áp dụng mức trừ cho hợp đồng thuê xe.

Thủ tục thuê xe ô tô của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh khác gì?

Thủ tục thuê xe ô tô của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đơn giản hơn thuê của cá nhân vì bên cho thuê tự kê khai, nộp thuế và xuất hóa đơn điện tử. Công ty thuê xe không phải khai thay thuế; nghĩa vụ của kế toán là nhận hóa đơn hợp lệ và thanh toán đúng điều kiện.

Bộ hồ sơ khi thuê xe của doanh nghiệp

• Hợp đồng thuê xe hoặc hợp đồng dịch vụ vận tải.
• Hóa đơn GTGT điện tử xuất theo từng kỳ thanh toán, ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ của công ty.
• Biên bản giao nhận xe hoặc bảng kê chuyến xe nếu thuê theo chuyến.
• Chứng từ chuyển khoản cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn thuê xe được khấu trừ khi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngưỡng 5 triệu đồng áp dụng từ ngày 01/07/2025 theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giảm từ mức 20 triệu đồng trước đó, theo Sapo.

Bộ hồ sơ khi thuê xe của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Công ty thuê xe của hộ kinh doanh thuộc nhóm này phải nhận hóa đơn điện tử; thiếu hóa đơn, khoản chi có nguy cơ bị loại khi thanh tra, theo Thời báo Tài chính Việt Nam.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống và không đăng ký dùng hóa đơn được xử lý như cá nhân cho thuê: hợp đồng và chứng từ trả tiền là đủ hồ sơ.

So sánh hồ sơ theo bên cho thuê

Hóa đơn của hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp là hóa đơn bán hàng, nên công ty không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; toàn bộ giá trị hóa đơn được tính vào chi phí.

Chi phí thuê xe ô tô được trừ khi tính thuế TNDN cần điều kiện gì?

Chi phí thuê xe ô tô được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện chung tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp, và khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo Kế toán Lê Ánh.

Bảng kiểm điều kiện chi phí được trừ

Các điểm kế toán cần lưu ý thêm

Chi trả tiền thuê xe nhiều kỳ một lần phải phân bổ theo thời gian thuê, không ghi nhận toàn bộ vào chi phí của kỳ thanh toán. Ví dụ: công ty trả trước 12 tháng tiền thuê 360 triệu đồng vào tháng 01, mỗi tháng phân bổ 30 triệu đồng vào chi phí.

Tách nhỏ khoản thanh toán để né ngưỡng 5 triệu đồng không loại trừ yêu cầu chuyển khoản. Cơ quan thuế đã cảnh báo hành vi chia nhỏ mức chi để tránh chuyển khoản, theo Tạp chí Thuế Hải quan.

Mức trần nguyên giá 1,6 tỷ đồng với xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống áp dụng cho khấu hao xe công ty sở hữu, không áp dụng cho tiền thuê xe hoạt động. Tuy vậy, giá thuê cần phù hợp với giá thị trường; giá thuê cao bất thường, nhất là khi thuê xe của giám đốc hoặc thành viên góp vốn, có thể bị cơ quan thuế xem xét lại.

Hạch toán chi phí thuê xe ô tô như thế nào?

Chi phí thuê xe ô tô được ghi Nợ tài khoản chi phí của bộ phận sử dụng xe, đối ứng Có tài khoản phải trả hoặc tiền gửi ngân hàng. Từ năm 2026, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC; các tài khoản dùng cho nghiệp vụ thuê xe dưới đây giữ nguyên số hiệu.

Chọn tài khoản chi phí theo bộ phận sử dụng xe

Bút toán khi thuê xe của cá nhân, công ty khai thay thuế

Số liệu theo ví dụ ở phần trên: giá thuê 50 triệu đồng/tháng chưa gồm thuế, doanh thu năm 600 triệu đồng, xe dùng cho bộ phận quản lý.

Nếu hợp đồng ghi giá thuê đã gồm thuế, công ty không ghi bút toán 2 và 3. Thay vào đó, khi trả tiền, công ty giữ lại số thuế: Nợ TK 331 / Có TK 3335, Có TK 3388 cho phần thuế, và Nợ TK 331 / Có TK 112 cho phần tiền thực trả.

Bút toán khi thuê xe của doanh nghiệp có hóa đơn GTGT

Bút toán khi trả trước tiền thuê nhiều kỳ

1. Khi trả trước: Nợ TK 242 – Chi phí trả trước / Có TK 112.
2. Cuối mỗi tháng phân bổ: Nợ TK 642 (hoặc 641, 627) / Có TK 242, số tiền bằng tổng tiền trả trước chia số tháng thuê.

Khoản đặt cọc thuê xe không phải chi phí. Kế toán ghi Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược / Có TK 112, và ghi giảm khi bên cho thuê hoàn cọc.

Tham khảo thêm: Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Xe Như Thế Nào?

Chi phí xăng dầu, sửa chữa, bảo hiểm của xe thuê được tính vào chi phí không?

Chi phí xăng dầu, sửa chữa, bảo hiểm, phí đường bộ của xe thuê được tính vào chi phí được trừ khi hợp đồng thuê quy định công ty chịu các khoản này và có hóa đơn đứng tên công ty. Nếu hợp đồng không ghi, các khoản chi đi kèm dễ bị xem là chi hộ bên cho thuê và bị loại khỏi chi phí.

Bảng xử lý chi phí đi kèm xe thuê

Hóa đơn xăng dầu và sửa chữa phải ghi tên, mã số thuế của công ty thuê xe, không ghi tên chủ xe. Biển số xe ghi trên hóa đơn giúp đối chiếu chi phí với đúng xe đang thuê.

Định mức tiêu hao nhiên liệu không còn là điều kiện bắt buộc trong văn bản thuế, nhưng công ty nên ban hành định mức nội bộ, ví dụ 10 lít/100 km cho xe 7 chỗ, để chứng minh lượng xăng dầu khớp với quãng đường công tác.

Tiền phạt vi phạm giao thông không được tính vào chi phí được trừ, dù xe đang phục vụ công việc.

Làm thế nào để tránh bị loại chi phí thuê xe ô tô khi quyết toán thuế?

Công ty tránh bị loại chi phí thuê xe ô tô bằng cách giữ hồ sơ khớp nhau giữa hợp đồng, chứng từ trả tiền, chứng từ thuế và hồ sơ sử dụng xe. Cơ quan thuế thường loại chi phí thuê xe vì 6 lỗi hồ sơ dưới đây:

1. Thanh toán bằng tiền mặt cho kỳ từ 5 triệu đồng trở lên.
2. Chuyển tiền vào tài khoản không đứng tên chủ xe ghi trên giấy đăng ký.
3. Hợp đồng không ghi giá đã gồm hay chưa gồm thuế, nhưng công ty vẫn hạch toán tiền thuế nộp thay vào chi phí.
4. Không có hóa đơn khi bên cho thuê có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm.
5. Không có lệnh điều xe, nhật ký hành trình chứng minh xe phục vụ kinh doanh.
6. Hóa đơn xăng dầu, sửa chữa ghi tên chủ xe thay vì tên công ty.

Các câu hỏi dưới đây xử lý những trường hợp đặc biệt kế toán hay gặp khi lập hồ sơ thuê xe.

Công ty có được thuê xe ô tô của giám đốc không?

Có. Công ty được thuê xe ô tô của giám đốc, chủ doanh nghiệp, hoặc thành viên góp vốn, và chi phí thuê được trừ như thuê của cá nhân khác. Hồ sơ và nghĩa vụ thuế giống thủ tục thuê xe của cá nhân ở phần trên.

Giá thuê nên tham chiếu giá thị trường của xe cùng loại, vì đây là giao dịch giữa công ty và người có quyền quyết định của công ty. Tham khảo thêm Thuê Xe Cho Đối Tác Nước Ngoài

Hợp đồng thuê xe ô tô có cần công chứng không?

Không. Hợp đồng thuê xe ô tô giữa công ty và cá nhân có hiệu lực khi hai bên ký, không cần công chứng hay chứng thực. Công ty có thể tự nguyện công chứng nếu muốn tăng giá trị chứng cứ khi có tranh chấp.

Có được trả tiền thuê xe bằng tiền mặt không?

Được, nếu mỗi kỳ thanh toán dưới 5 triệu đồng. Khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới đủ điều kiện tính chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Cá nhân cho thuê xe có phải đăng ký hộ kinh doanh không?

Chưa có hướng dẫn thống nhất. Các văn bản trả lời của cơ quan thuế địa phương, gồm Công văn 15944, chưa kết luận cá nhân cho thuê xe có bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh hay không, và một số cơ quan thuế chuyển câu hỏi này sang cơ quan đăng ký kinh doanh, theo Kế toán Lê Ánh.

Việc bên cho thuê chưa đăng ký hộ kinh doanh không làm mất điều kiện chi phí được trừ của công ty, nếu hồ sơ thuê xe đầy đủ.

Thuê xe theo chuyến có cần hợp đồng không?

Có, nhưng có thể dùng hợp đồng nguyên tắc. Công ty thuê xe theo chuyến nhiều lần trong năm nên ký một hợp đồng nguyên tắc với đơn giá theo km hoặc theo ngày, kèm bảng kê chuyến xe có xác nhận của hai bên cho mỗi lần thanh toán.

Thuê xe tháng của doanh nghiệp cho thuê xe giúp hồ sơ kế toán gọn hơn thế nào?

Thuê xe tháng của doanh nghiệp cho thuê xe giúp bộ hồ sơ kế toán gọn hơn vì bên cho thuê tự xuất hóa đơn GTGT và tự kê khai thuế. Công ty thuê xe không phải xác định ngưỡng doanh thu 500 triệu đồng hay 1 tỷ đồng của bên cho thuê, không phải khai thay, nộp thay thuế GTGT và thuế TNCN. Kế toán chỉ cần lưu 3 loại chứng từ: hợp đồng, hóa đơn GTGT theo kỳ, và chứng từ chuyển khoản. Thuế GTGT trên hóa đơn còn được khấu trừ nếu đủ điều kiện.

TRAVELCAR cung cấp dịch vụ thuê xe ô tô theo tháng cho doanh nghiệp, có hợp đồng ghi rõ biển số, thời hạn, giá thuê và cách phân chia chi phí xăng dầu, bảo dưỡng, bảo hiểm. Hồ sơ này khớp với checklist kế toán ở phần trên. Xem bảng giá và điều kiện tại trang thuê xe tháng TRAVELCAR hoặc gọi hotline 0989567299 để nhận báo giá kèm mẫu hợp đồng.