Lưu ý và cách chuẩn bị trước khi thuê xe 45 chỗ

Thuê xe 45 chỗ là giải pháp phổ biến cho các đoàn lớn di chuyển trong các sự kiện công ty, du lịch tập thể hay hội nghị. Chiếc xe này đáp ứng nhu cầu vận chuyển nhiều người cùng lúc với không gian rộng rãi và tiện nghi đầy đủ. 

Tuy nhiên, quá trình thuê xe 45 chỗ không chỉ đơn thuần là chọn và đặt xe, mà còn liên quan đến nhiều yếu tố khác để đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ. Bài viết này, blog TRAVELCAR sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuê xe 45 chỗ.

Lý do cần chuẩn bị trước khi thuê xe 45 chỗ

Chuẩn bị trước khi thuê xe 45 chỗ là bước không thể bỏ qua để đảm bảo chuyến đi của bạn diễn ra thuận lợi. Xe 45 chỗ có nhiều đặc thù riêng về kỹ thuật, giấy phép và yêu cầu bảo hiểm khác biệt so với các loại xe nhỏ hơn, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng hơn.

Những lý do cần chuẩn bị kỹ trước khi thuê xe 45 chỗ:

• Phòng ngừa chi phí phát sinh không mong muốn như phí cầu đường, phí đỗ xe, phụ thu nhiên liệu có thể làm tăng 20-30% tổng chi phí ban đầu
• Đảm bảo an toàn cho đoàn thông qua việc kiểm tra kỹ tình trạng xe, hồ sơ tài xế và các giấy tờ pháp lý liên quan
• Tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến bảo hiểm, giấy phép lưu hành và các quy định vận chuyển hành khách
• Tối ưu hóa hành trình di chuyển nhờ lập kế hoạch chi tiết về lộ trình, điểm dừng và thời gian di chuyển phù hợp với đặc thù của xe cỡ lớn

6 điều quan trọng cần hỏi nhà xe trước khi đặt

Để thuê được xe 45 chỗ chất lượng và phù hợp với nhu cầu, bạn nên đặt những câu hỏi cụ thể sau với nhà xe:

1. Chi tiết về giá thuê xe: Ngoài giá niêm yết, cần làm rõ những khoản phí nào đã bao gồm và chưa bao gồm. Ví dụ: phí xăng dầu (tính theo km hay bao gồm), phí cầu đường, phí đỗ xe, thuế VAT. Theo kinh nghiệm từ TRAVELCAR, khách hàng nên yêu cầu báo giá chi tiết bằng văn bản để tránh hiểu nhầm.

2. Thông tin về xe: Năm sản xuất của xe, tình trạng kỹ thuật, hãng xe, các tiện nghi trên xe (điều hòa, hệ thống âm thanh, cổng sạc điện thoại, wifi). Ông Nguyễn Văn Nam, Trưởng bộ phận vận hành tại TRAVELCAR chia sẻ: "Xe 45 chỗ đời mới từ 2020 trở lại sẽ có tiện nghi và độ an toàn cao hơn đáng kể so với xe cũ, đặc biệt về hệ thống phanh và trang bị an toàn."

3. Hồ sơ tài xế: Kinh nghiệm lái xe, thời gian làm việc tại công ty, bằng lái xe hạng phù hợp, số điện thoại liên lạc trực tiếp. Tài xế xe 45 chỗ cần có bằng lái hạng E với ít nhất 3 năm kinh nghiệm để đảm bảo an toàn.

4. Chính sách hủy và thay đổi: Các điều khoản về hủy chuyến, thay đổi lịch trình, hoàn tiền và phí phạt nếu có. Thông thường, việc hủy trước 7 ngày sẽ được hoàn 70-80% tiền cọc, nhưng mỗi công ty có chính sách khác nhau.

5. Bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý: Loại bảo hiểm xe có (bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm vật chất xe), mức bồi thường tối đa, trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra sự cố.

6. Dịch vụ đi kèm: Các dịch vụ bổ sung như nước uống, khăn lạnh, wifi, ghế ngả có được cung cấp miễn phí hay tính phí thêm. Đối với chuyến đi dài, nên hỏi về hệ thống giải trí trên xe và khả năng điều chỉnh nhiệt độ điều hòa riêng cho từng vị trí.

Những khoản phí thường bị bỏ sót

Khi thuê xe 45 chỗ, nhiều khách hàng chỉ chú ý đến giá thuê cơ bản mà quên tính toán các khoản phí phát sinh. Dưới đây là bảng liệt kê các khoản phí thường bị bỏ qua khi thuê xe:

Ngoài ra, cách tính phí nhiên liệu cũng rất quan trọng. Một số công ty tính gộp trong giá thuê xe, trong khi số khác tính theo quãng đường thực tế (khoảng 8-10 lít dầu/100km đối với xe 45 chỗ). Bạn nên làm rõ phương thức tính để tránh bất ngờ khi thanh toán.

Khi có thay đổi lịch trình đột xuất, phí phát sinh có thể lên đến 30-50% giá thuê ban đầu. Vì vậy, nên xác định trước các điều khoản về thay đổi lịch trình trong hợp đồng.

Để hiểu rõ hơn về chi phí thực tế khi thuê xe 45 chỗ, bạn có thể tham khảo thêm tại bảng giá thuê xe 45 chỗ thực tế.

Lưu ý về thời gian đặt xe & mùa cao điểm

Việc đặt xe 45 chỗ đòi hỏi kế hoạch từ sớm, đặc biệt trong các mùa cao điểm khi nhu cầu tăng cao và số lượng xe chất lượng thường khan hiếm.

Timeline đặt xe lý tưởng:

• 3-4 tháng trước đối với dịp Tết Nguyên đán và các kỳ nghỉ lễ dài
• 2-3 tháng trước cho mùa du lịch hè (tháng 5-8)
• 1-2 tháng trước cho các dịp cuối tuần trong mùa du lịch
• 2-3 tuần trước cho ngày thường ngoài mùa cao điểm

Các mùa cao điểm thuê xe 45 chỗ ở Việt Nam thường rơi vào:

• Tết Nguyên đán (tháng 1-2 Dương lịch): giá có thể tăng 40-60%
• Dịp lễ 30/4-1/5: giá tăng khoảng 30-40%
• Mùa du lịch hè (tháng 6-8): giá tăng 20-35%
• Dịp lễ Quốc khánh 2/9: giá tăng khoảng 25-35%
• Dịp Noel và Tết Dương lịch: giá tăng 20-30%

Anh Trần Minh Đức, chuyên viên đặt xe tại TRAVELCAR cho biết: "Trong giai đoạn Tết Nguyên đán, chúng tôi thường nhận đặt xe trước 3-4 tháng và thường hết xe chất lượng cao trước Tết 1-2 tháng. Khách hàng nên đặt sớm để có nhiều lựa chọn về loại xe và giá cả tốt hơn."

Chiến lược để có giá thuê xe tốt là đặt xe sớm và tránh các khung giờ cao điểm. Đặt xe vào giữa tuần (thứ 3-5) thường có giá thấp hơn 10-15% so với cuối tuần. Ngoài ra, việc linh hoạt về thời gian đón/trả xe cũng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.

Để biết thêm thông tin chi tiết về lịch đặt xe phù hợp cho từng dịp lễ, bạn có thể tham khảo Kinh nghiệm thuê xe du lịch từ A đến Z.

Kiểm tra xe trước khi nhận

Trước khi chính thức nhận xe và bắt đầu hành trình, việc kiểm tra kỹ lưỡng xe 45 chỗ là bước không thể bỏ qua. Quá trình này giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.

Danh sách kiểm tra xe 45 chỗ cơ bản:

Kỹ sư Phạm Văn Thành, chuyên gia kỹ thuật tại TRAVELCAR khuyến nghị: "Hãy chụp ảnh chi tiết xe trước khi nhận, đặc biệt là những vết xước hoặc hư hỏng nhỏ. Điều này sẽ là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp về tình trạng xe khi trả."

Bạn cũng nên kiểm tra các giấy tờ xe bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh vận tải
• Giấy đăng kiểm còn hạn
• Bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc
• Bảo hiểm hành khách (nếu có)

Lưu ý đặc biệt với hệ thống an toàn trên xe 45 chỗ: kiểm tra kỹ hệ thống cửa thoát hiểm, bình cứu hỏa, búa phá kính, và hướng dẫn an toàn cho hành khách. Đây là những yếu tố sống còn trong trường hợp khẩn cấp.

Hợp đồng thuê xe: Điều khoản quan trọng cần chú ý

Hợp đồng thuê xe 45 chỗ là văn bản pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Trước khi ký kết, bạn cần đọc kỹ và làm rõ các điều khoản sau:

1. Thông tin cơ bản: Thông tin về đơn vị cho thuê (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại), bên thuê xe, biển số xe, thời gian và địa điểm giao nhận xe.

2. Chi phí và thanh toán: Giá thuê, phương thức thanh toán, tiền đặt cọc, và các khoản phí bổ sung (nếu có). Theo tiêu chuẩn của TRAVELCAR, tiền cọc thường dao động từ 20-30% tổng giá trị hợp đồng.

3. Trách nhiệm bồi thường: Quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong trường hợp xe bị hư hỏng, tai nạn, hoặc mất cắp. Thông thường, mức khấu trừ bảo hiểm (deductible) sẽ rơi vào khoảng 10-20% giá trị thiệt hại.

4. Chính sách hủy bỏ hợp đồng: Các điều kiện hủy bỏ hợp đồng từ cả hai phía và mức phí phạt tương ứng. Luật sư Nguyễn Thị Minh, chuyên gia tư vấn pháp lý tại TRAVELCAR nhấn mạnh: "Điều khoản hủy hợp đồng cần nêu rõ thời hạn thông báo hủy và tỷ lệ hoàn tiền tương ứng. Đây là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp."

5. Giới hạn sử dụng xe: Quy định về khu vực di chuyển được phép, giới hạn số hành khách, và các hành vi bị cấm khi sử dụng xe.

6. Quy định về hoàn trả xe: Thời gian, địa điểm, điều kiện xe khi hoàn trả và các khoản phí phát sinh nếu trả xe muộn.

Bảng so sánh các điều khoản phổ biến:

Lập kế hoạch lộ trình phù hợp với đặc thù xe 45 chỗ

Xe 45 chỗ có kích thước lớn nên không phải tất cả các tuyến đường đều phù hợp. Việc lập kế hoạch lộ trình cẩn thận sẽ giúp bạn tránh nhiều rắc rối trên đường.

Những yếu tố cần cân nhắc khi lập lộ trình:

• Chiều cao và chiều rộng giới hạn: Xe 45 chỗ thường có chiều cao khoảng 3,5-3,8 mét và chiều rộng 2,5 mét, nên cần tránh các cung đường có cổng hoặc đường hầm thấp.

• Bán kính quay vòng: Xe 45 chỗ có bán kính quay vòng lớn (khoảng 9-11 mét), nên các đoạn đường hẹp, khúc cua gắt sẽ gây khó khăn.

• Điểm dừng nghỉ phù hợp: Chọn các điểm dừng có bãi đỗ xe rộng đủ cho xe 45 chỗ và có tiện nghi phục vụ nhóm đông người.

• Thời gian di chuyển: Xe 45 chỗ thường di chuyển chậm hơn xe nhỏ, nên cần dự trù thêm 20-30% thời gian di chuyển so với ước tính thông thường.

Ông Lê Văn Hòa, tài xế xe 45 chỗ với 15 năm kinh nghiệm tại TRAVELCAR chia sẻ: "Với những cung đường đèo dốc như Đà Lạt hay Sa Pa, cần tính toán thêm ít nhất 30% thời gian di chuyển so với xe 16 chỗ. Đặc biệt, nên tránh lái xe vào ban đêm trên những cung đường này vì lý do an toàn."

Bảng tham khảo thời gian di chuyển trung bình cho xe 45 chỗ:

[Mô tả hình ảnh: Bản đồ lộ trình phổ biến cho xe 45 chỗ tại Việt Nam, đánh dấu những đoạn đường thích hợp và đoạn đường cần lưu ý, kèm theo biểu tượng các điểm dừng nghỉ phù hợp]

Chuẩn bị cho hành khách

Để đảm bảo chuyến đi thoải mái cho tất cả hành khách, người tổ chức cần chuẩn bị:

1. Danh sách hành khách với thông tin liên lạc để kiểm tra trước khi khởi hành và sau mỗi điểm dừng

2. Quy định về hành lý: Thông báo rõ giới hạn hành lý cho mỗi người (thường là 1 vali lớn và 1 túi xách nhỏ) để tránh quá tải khoang hành lý

3. Kế hoạch dừng nghỉ: Thông thường, nên có điểm dừng nghỉ mỗi 2-2,5 giờ di chuyển để hành khách nghỉ ngơi, sử dụng nhà vệ sinh

4. Vật dụng y tế cơ bản: Bộ sơ cứu, thuốc chống say xe, và các loại thuốc thông thường

5. Giải trí trên xe: Chuẩn bị các hoạt động giải trí phù hợp với đối tượng hành khách để tạo không khí vui vẻ trong chuyến đi dài

⇒ Tìm hiểu thêm:  Hợp đồng, thủ tục và pháp lý khi thuê xe 45 chỗ từ A- Z

Bà Phạm Thị Hương, chuyên gia dịch vụ khách hàng tại TRAVELCAR gợi ý: "Với chuyến đi dài trên 4 giờ, nên chuẩn bị danh sách nhạc, trò chơi tập thể hoặc phim để giúp hành khách không cảm thấy mệt mỏi. Đặc biệt với các đoàn có người cao tuổi hoặc trẻ em, việc bố trí chỗ ngồi phù hợp rất quan trọng."

Kết luận

Thuê xe 45 chỗ là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tính toán chi tiết. Bằng cách tuân thủ những lưu ý và hướng dẫn trong bài viết này, bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chuyến đi an toàn, thuận lợi cho toàn bộ đoàn. Hãy nhớ rằng, thời gian đặt xe sớm, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhận xe, và hiểu rõ các điều khoản hợp đồng là những yếu tố then chốt để có trải nghiệm thuê xe 45 chỗ thành công.

Thông tin liên hệ TRAVELCAR

Để được tư vấn miễn phí về dịch vụ thuê xe 45 chỗ, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ DU LỊCH NẮNG VÀNG (TRAVELCAR)

• Địa chỉ: Số 97 Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline: 0986691188 - 0989567299 (hỗ trợ 24/7)
• Email: travelcar.vn@gmail.com
• Website: https://travelcar.vn

Infographic quy trình đặt xe từ A-Z với TRAVELCAR, từ bước tư vấn ban đầu đến khi hoàn tất chuyến đi và trả xe.