Cách hoạch toán tiền thuê xe ô tô vào chi phí hợp lý

Trạng thái | Lượt xem : 1863 | Cập nhật: 2021-08-31 17:11:18

Bất kì doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào đi nữa thì hạch toán là một nhiệm vụ không thể thiếu nhằm giám sát và quản lí các công việc kinh doanh một cách hiệu quả, chặt chẽ. Những loại chi phí phục vụ cho hoạt động kinh doanh cần phải được hạch toán đầy đủ để có thể giám sát, tính toán kết quả kinh doanh cũng như khấu trừ thuế.

Các bài viết liên quan hữu ích:

Chính vì thế, hoạt động thuê xe ô tô để hỗ trợ hoạt động kinh doanh cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc đưa chi phí vào tài khoản nào và làm sao cho hợp lí là điều không hề dễ dàng. Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn đọc những thông tin bổ ích về cách hạch toán tiền thuê xe ô tô sao cho hợp lí nhất.

Những chứng từ cần có cho quy trình hạch toán?

Để thực hiện quy trình hạch toán, bất kì hạng mục nào mà nhân viên kế toán muốn đưa vào chi phí một cách hợp lí thì cũng cần phải có hóa đơn và chứng từ đầy đủ. Đối với trường hợp thuê xe ô tô, bạn cần phải có cụ thể những giấy tờ sau:

+ Hợp đồng thuê xe

Hợp đồng thuê xe cần thể hiện rõ những nội dung bao gồm thông tin giữa bên thuê và bên cho thuê, thông tin chi tiết của xe cho thuê, tổng giá trị tiền thuê xe là bao nhiêu tính trên tháng hoặc thuê trọn gói, hình thức cho thuê, thời gian thanh toán cũng như các loại chi phí phát sinh.

Thuê xe vận chuyển hạch toán như thế nào?
Thuê xe vận chuyển hạch toán như thế nào?

=> Tìm hiểu thêm: 6 ý tưởng kinh doanh ô tô

Những chi phí phát sinh có thể kể đến như xăng xe, bảo dưỡng, sửa chữa và lái xe do ai chi trả và theo thông thường, khoản phí này sẽ do doanh nghiệp cho thuê chịu trách nhiệm.

+ Các giấy tờ liên quan đến xe (dạng bản sao công chứng)

Loại giấy tờ này thường là biên bản bàn giao xe.

+ Hóa đơn xăng dầu, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng xe (nếu có)

Trong quá trình thuê xe, nếu phát sinh những chi phí trên thì cần có hóa đơn để làm công cụng chứng minh. Do vậy, các bên thuê xe cần phải lưu giữ lại những hóa đơn này để có thể đối chứng, thực hiện quy trình hạch toán.

+ Chứng từ nộp thuế, phí và lệ phí liên quan tới việc thuê ô tô

Trong trường hợp tiền thuê xe lên đến hơn 100 triệu/1 năm thì cần phải thực hiện đóng thuế và kê khai các chứng từ liên quan. Các loại chứng từ này cần phải minh bạch và rõ ràng vì là vấn đề liên quan đến pháp luật. Bên cạnh đó, nếu sở hữu hóa đơn giá trị gia tăng cũng sẽ giúp cho bạn có thể khấu trừ vào khoản thuế phải nộp cho nhà nước.

+ Chứng từ thanh toán

Thông qua chứng từ này để xác nhận chính xác những khoản tiền đã được tiến hành thanh toán.

+ Bảng lịch trình xe

Bảng này có thể có hoặc không căn cứ vào tính chất của ngành nghề kinh doanh hoặc mục đích thuê xe. Thông thường, đối với trường cho thuê để phục vụ kinh doanh, bảng này sẽ được dùng để theo dõi, giám sát lịch trình của nhân viên trong doanh nghiệp  sử dụng xe để đi đâu, làm những việc gì, thuộc dự án nào, có đúng với kế hoạch được đề ra hay không.

Dựa vào đó, các kế toán viên sẽ có thể xác định được mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình di chuyển để kiểm soát hóa đơn xăng dầu, bảo dưỡng sao cho hợp lí.

Chi phí vận chuyển được hạch toán vào những khoản nào?

Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà chi phí vận chuyển sẽ được hạch toán vào những khoản khác nhau:

Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa về để nhập kho chứ chưa mang đi bán thì chi phí thuê xe vận chuyển hàng hóa sẽ được hạch toán vào TK 156 (TK hàng hóa). Hàng hóa được tính là tài sản và theo cách định khoản thì tài sản tăng bên nợ, giảm bên có, nguồn vốn thì ngược lại. Do vậy, với trường hợp này, kế toán viên sẽ ghi Nợ TK 156, nợ 1331 (thuế GTGT được khấu trừ) và bên có sẽ ghi lần lượt Có 111, 112, 331 (tương ứng trả bằng tiền mặt, tiền ngân hàng và ghi nợ).

Đưa tiền thuê xe vào chi phí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được dễ dàng hơn
Đưa tiền thuê xe vào chi phí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được dễ dàng hơn.

=> Tìm hiểu thêm: kinh nghiệm mua xe 7 chỗ chạy dịch vụ mới nhất

Vào cuối mỗi tháng, chi phí thuê xe để vận chuyển sẽ được phân bổ vào chi phí bán hàng, do đó, sẽ phải ghi Nợ TK 641 và ghi Có TK 335 (tức chi phí phải trả).

Tương tự khi đã thanh toán tiền vận chuyển và nhận hóa đơn, kế toán viên sẽ tiếp tục hạch toán với việc ghi Nợ 335 (chi phí phải trả) và ghi Có 111, 112 (trả bằng tiền mặt và tiền ngân hàng).

Với chi phí xăng dầu cần chi trả cho quá trình vận chuyển hàng hóa cũng sẽ được tính vào chi phí bán hàng và hạch toán trực tiếp bằng cách ghi Nợ 641 (chi phí bán hàng) và đồng thời Có 111, 112.

Cuối cùng, các định khoản phát sinh trong quá trình vận chuyển sẽ được tính vào chi phí chung và vào cuối kì sẽ tính cả thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cách đưa chi phí thuê xe cá nhân vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm

Khoản 1, điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn”.

Căn cứ Khoản 25, Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Đối tượng không chịu thuế GTGT:

“Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống”

Kết luận:

– Cá nhân có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm là đối tượng không chịu thuế.

– Chủ sở hữu xe, tức cá nhân cho thuê xe không kinh doanh nhưng cho doanh nghiệp thuê xe (cung cấp không chịu thuế GTGT) thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn.

Do vậy, trường hợp này thì cá nhân sẽ không cần xuất hóa đơn cho công ty đi thuê xe.

2. Cá nhân cho thuê xe có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên

Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định:

“Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng”.

Tại phụ lục bảng danh mục bảng ngành nghề tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu của Thông tư 219/2013/TT-BTC:

“2) Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ 5%

Căn cứ các quy định trên, dịch vụ cho thuê xe có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên là dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT là 5% và cơ quan thuế cần cấp hóa đơn cho những cá nhân thuộc trường hợp này.

Thủ tục xin cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên mỗi năm:

Cá nhân sẽ cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin cấp hóa đơn bao gồm:

  • Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ (mẫu đơn đề nghị tại phụ lục 3Thông tư 39/2014/TT-BTC)
  • Hợp đồng thuê xe ký với công ty
  • Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe
  • Bản sao giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu xe như: căn cước, hộ chiếu hoặc bằng lái xe
  •  Cam kết của người đang sử dụng xe chịu trách nhiệm trước pháp luật về xe
  • Các chứng từ thanh toán mua bán xe, cho thuê xe hoặc hợp đồng hiện thuê xe hiện tại

Hóa đơn được cấp sẽ gồm 3 liên, cơ quan thuế sẽ đóng dấu vào bên trái của liên 1 và liên 2 và giao cho người đề nghị cấp, đồng thời liên 3 sẽ được lưu tại cơ quan thuế.

Tổng kết

Việc tiến hành hạch toán chi phí thuê xe ô tô vận chuyển phục vụ hoạt động kinh doanh không phải là điều dễ dàng. Công việc này yêu cầu các kế toán viên phải có một kiến thức vững vàng về hạch toán cũng như cập nhật thường xuyên các quy định về thuế và kế toán để việc hạch toán có thể diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và chính xác nhất.

Nắng Vàng là công ty chuyên cho thuê xe ô tô với đầy đủ các giải pháp và dịch vụ theo nhu cầu của từng quý khách hàng. Hơn nữa, Nắng Vàng còn hợp tác cho thuê xe thời gian rỗi, cho thuê xe tháng đảm bảo phục vụ tốt nhất. Hãy đến với Nắng Vàng, nơi bạn thỏa sức vivu du lịch với các dòng xe du lịch đời mới, gọi ngay 0989567299 để được tư vấn thêm nhé!

Hi vọng bài viết này, blog Nắng Vàng cung cấp những thông tin bổ ích giúp các doanh nghiệp có thể nắm rõ việc phân bổ các chi phí, hạch toán tiền thuê xe ô tô sao cho hợp lí nhất, hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Chúc bạn có ngày làm việc đầy hiệu quả, thú vị ./.