Thủ tục thuê xe 35 chỗ cần những giấy tờ gì?

Nhu cầu thuê xe 35 chỗ ngày càng phổ biến cho các hoạt động du lịch tập thể, sự kiện công ty, đưa đón nhân viên hay phục vụ lễ cưới. Tuy nhiên, nhiều người chưa nắm rõ thủ tục và giấy tờ cần thiết, dẫn đến lãng phí thời gian hoặc gặp rắc rối không đáng có.

▶ 📚 Mục lục

Bạn đã từng lúng túng khi không biết chuẩn bị những giấy tờ gì khi thuê xe 35 chỗ? Bài viết này, TRAVELCAR sẽ cung cấp danh sách đầy đủ các giấy tờ cần thiết, quy trình thuê xe chi tiết cùng những mẹo thực tế giúp việc thuê xe diễn ra suôn sẻ.

Tổng quan về thủ tục thuê xe 35 chỗ

Xe 35 chỗ là phương tiện lý tưởng cho nhóm từ 25-35 người, phù hợp với các chuyến du lịch xa, đưa đón khách tham dự sự kiện hoặc phục vụ nhu cầu di chuyển của công ty, trường học.

Quy trình thuê xe 35 chỗ thường bao gồm các bước cơ bản sau:

Liên hệ công ty cho thuê xe để xác nhận loại xe, thời gian và lộ trình
Chuẩn bị và nộp giấy tờ theo yêu cầu
Ký kết hợp đồng thuê xe và đóng tiền đặt cọc
Kiểm tra xe trước khi nhận
Hoàn tất thủ tục sau khi sử dụng xe

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp mà còn bảo vệ quyền lợi của cả người thuê và công ty cho thuê xe. Các giấy tờ này là cơ sở pháp lý quan trọng trong trường hợp phát sinh vấn đề không mong muốn.

Danh sách giấy tờ cần thiết để thuê xe 35 chỗ

Yêu cầu về giấy tờ khi thuê xe 35 chỗ có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng nhìn chung được phân chia theo đối tượng thuê xe là cá nhân hay doanh nghiệp.

Danh sách giấy tờ cần thiết để thuê xe 35 chỗ

Đối với cá nhân thuê xe

Khi cá nhân thuê xe 35 chỗ, những giấy tờ sau là bắt buộc:

CMND/CCCD: Bản gốc hoặc bản sao công chứng còn thời hạn sử dụng. Giấy tờ này dùng để xác minh danh tính người thuê. Lưu ý CCCD gắn chip hiện nay được ưu tiên sử dụng vì tính bảo mật cao.
Hộ chiếu: Có thể thay thế cho CMND/CCCD, đặc biệt đối với người nước ngoài sinh sống tại Việt Nam có nhu cầu thuê xe.
Giấy phép lái xe: Thông thường, khi thuê xe 35 chỗ có tài xế, người thuê không cần xuất trình GPLX. Tuy nhiên, trong trường hợp hiếm hoi là tự lái, người thuê phải có GPLX hạng D trở lên còn hiệu lực.
Hộ khẩu/Sổ tạm trú: Một số công ty yêu cầu bản sao hộ khẩu để xác minh địa chỉ thường trú, đặc biệt khi thuê xe dài ngày.
Thông tin liên hệ chi tiết: Số điện thoại, email và địa chỉ liên lạc hiện tại.

Đối với doanh nghiệp thuê xe

Doanh nghiệp khi thuê xe 35 chỗ cần chuẩn bị:

Giấy phép kinh doanh: Bản sao công chứng không quá 6 tháng.
Giấy giới thiệu của công ty: Có đóng dấu tròn, trong đó ghi rõ thông tin người được cử đại diện giao dịch.
CMND/CCCD của người đại diện: Người được ủy quyền giao dịch, ký hợp đồng.
Thông tin thanh toán: Số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp nếu thanh toán chuyển khoản.
Mẫu dấu công ty: Bản sao mẫu dấu để đối chiếu khi ký kết hợp đồng.

Bảng tổng hợp giấy tờ cần thiết

Loại giấy tờ	Cá nhân	Doanh nghiệp	Lưu ý
CMND/CCCD	Bắt buộc	Bắt buộc (người đại diện)	Còn thời hạn, bản gốc hoặc công chứng
GPLX	Chỉ cần khi tự lái	Không bắt buộc	Hạng D trở lên nếu tự lái xe 35 chỗ
Hộ khẩu/Sổ tạm trú	Tùy công ty	Không cần	Bản sao
Giấy phép kinh doanh	Không cần	Bắt buộc	Bản sao công chứng
Giấy giới thiệu	Không cần	Bắt buộc	Có dấu tròn của công ty
Hợp đồng thuê xe	Bắt buộc	Bắt buộc	Ký kết giữa hai bên
Biên bản bàn giao xe	Bắt buộc	Bắt buộc	Ghi nhận tình trạng xe trước khi nhận

Lưu ý quan trọng về giấy tờ

Tiền đặt cọc: Hầu hết các công ty yêu cầu đặt cọc từ 20-30% tổng giá trị hợp đồng, có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Kiểm tra hiệu lực: Tất cả giấy tờ phải còn hiệu lực tại thời điểm thuê xe.
Công chứng: Bản sao công chứng thường không được quá 6 tháng tính đến thời điểm thuê xe.
Bảo mật thông tin: Chỉ cung cấp bản sao với những thông tin cần thiết, tránh để lộ thông tin cá nhân nhạy cảm.

Quy trình kiểm tra giấy tờ khi thuê xe 35 chỗ

Hiểu rõ quy trình kiểm tra giấy tờ giúp quá trình thuê xe diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ. Quy trình này thường diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Gửi giấy tờ cho công ty cho thuê xe

Bạn có thể cung cấp giấy tờ qua nhiều kênh như email, Zalo, hoặc trực tiếp tại văn phòng. Với những giao dịch giá trị lớn hoặc thuê dài hạn, nên gặp trực tiếp để kiểm tra kỹ lưỡng.

Bước 2: Công ty cho thuê xe xác minh tính hợp lệ

Nhà xe sẽ kiểm tra tính xác thực và hiệu lực của các giấy tờ, có thể mất từ vài giờ đến 1-2 ngày tùy quy mô giao dịch.

Bước 3: Ký kết hợp đồng thuê xe

Sau khi giấy tờ được xác nhận hợp lệ, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng cần ghi rõ:

Thông tin xe (biển số, model, đời xe)
Thời gian và địa điểm giao nhận xe
Lộ trình di chuyển
Chi phí thuê và phương thức thanh toán
Trách nhiệm của các bên
Điều khoản bồi thường trong trường hợp hư hỏng hoặc tai nạn

Bước 4: Đóng tiền đặt cọc

Sau khi ký hợp đồng, bạn cần đóng tiền đặt cọc theo thỏa thuận, thường là 20-30% tổng giá trị hợp đồng.

Mẹo thực tế khi xử lý giấy tờ

Chuẩn bị nhiều bản sao công chứng của các giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần.
Chụp ảnh tất cả giấy tờ gốc và lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tính làm bản dự phòng.
Đọc kỹ hợp đồng trước khi ký, đặc biệt là phần trách nhiệm bồi thường và mức phí phát sinh.
Chụp ảnh xe trước khi nhận để làm bằng chứng về tình trạng xe.

Kết luận

Thuê xe 35 chỗ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ, bao gồm CMND/CCCD, giấy phép kinh doanh (đối với doanh nghiệp), và các tài liệu liên quan khác. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp quá trình thuê xe diễn ra suôn sẻ mà còn bảo vệ quyền lợi của bạn trong trường hợp phát sinh vấn đề.

Khi có nhu cầu thuê xe 35 chỗ, hãy liên hệ với các công ty vận tải uy tín như TRAVELCAR để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá phù hợp. Nếu còn thắc mắc về thủ tục thuê xe, đừng ngại để lại câu hỏi trong phần bình luận bên dưới.